Assistant / Assistante de direction

L'EPSMS Vallée du Loch recrute un(e) Assistant(e) de Direction, chargé(e) de communication et de missions qualité et de facturation. Le poste est à pourvoir dès le 16 septembre pour une durée de 2 semaines avec possibilité de reconduction. Votre rémunération est basée sur la grille indiciaire de la fonction publique hospitalière et votre ancienneté.

Vous assurerez le Secrétariat de Direction (gestion des instances, préparation et organisation des différentes réunions, gestion et traitement du courrier, des agendas, préparation et suivi des conventions de partenariats...)

Vous serez également en charge de la communication interne et externe de l'établissement, de la liquidation et du mandatement ainsi que de la facturation mensuelle de l'ESAT.

Vous assurerez le secrétariat de la démarche qualité/gestion des risques.

Missions principales Activités

correspondantes

Secrétariat de direction

Gestion des instances

- Organisation des instances : conseil d'Administration, CSE

et CHSCT : gestion et suivi du calendrier annuel, des

délais de convocations, préparation des dossiers et

adressage des convocations, réalisation des compte-rendu

du conseil d'administration, classement et archivage

Préparation et organisation des différentes

réunions : comité éthique, commission de menus..

-Gestion des invitations, des présences et compte-rendu

Gestion et traitement du courrier

-Ouverture du courrier et dispatching

-Mise en forme de courriers et adressage

-Suivi des envois et affranchissement

Gestion des agendas

-Programmation des rdv

Préparation, actualisation et suivi des conventions

de partenariats

Communication interne et externe

Communication interne :

-Création, suivi et actualisation des documents institutionnels :

projet d'établissement, projets de services, protocoles et

procédures

-Gestion de l'annuaire interne

Communication externe :

-Organisation d'évènements : conférences familles ou

partenaires, forums : création des supports de communication,

contacts presse et partenaires, organisation logistique

Qualité Secrétariat de la démarche qualité/gestion des risques

Référencement des procédures et protocoles

Référente gestion documentaire

Liquidation/mandatement

Liquidation/mandatement, dans le respect des délais

impartis et de manière dématérialisée, des budgets

(MAS/ESAT DG-COM/EPSMS) des autres budgets en cas

d'absence de l'adjoint(e) aux achats.

Contrôle des données et conformité des documents

/ vérification du service fait

Gestion des litiges et contentieux éventuels

Conservation et archivage règlementaire des factures

Commercial ESAT

Suivi et réalisation de devis et convention

Facturation mensuelle de l'ESAT

Emission mensuelle du journal des ventes pour l'ESAT

Relance des impayés mensuellement

Affectation et encaissement des recettes

Connaissances requises : très bonne maîtrise des outils informatiques

Sens de l'organisation, rigueur, réactivité, polyvalence, respect des délais.

Qualités relationnelles : discrétion, écoute, diplomatie

Poste à temps complet : 35h sur 5 jours semaine.

Type d'emploi : Temps plein

Rémunération : à partir de 1 877,00€ par mois

Horaires :

Du lundi au vendredi
Travail en journée
Lieu du poste : En présentiel

Date de début prévue : 16/09/2024