Assistant / Assistante de direction

DÉFINITION
L'assistant de direction H/F travaille en lien avec la direction et les services de l'Eau et de l'Assainissement. Il sera amené également à travailler avec les services supports de la Communauté d'Agglomération et sur des missions plus ponctuelles.

CONDITIONS D'EXERCICE
- Lieu : Notre Dame des Millières

- Conditions de travail : Travail de bureau sur poste informatique

MISSIONS
1. Travailler en lien direct avec la direction du service Eau et Assainissement
- Assister et tenir le secrétariat du service en binôme avec l'assistant(e) exploitation du service
- Piloter l'ensemble de la partie institutionnelle du service Eau et Assainissement (Commissions Opérationnelles, Conseils d'Exploitation des régies Eau et Assainissement)
- Gérer et suivre le budget de la direction (PPI, investissement et fonctionnement, recettes et tarification)
- Aider à la mise en oeuvre et coordonner les politiques d'achat de la direction
- Accompagner la passation des marchés publics - (DCE- OS - EXE - PV Réception - DGD) - contrats - conventions - DM.
- Accompagner à la rédaction de documents techniques, administratifs, juridiques et financiers sur des projets à enjeux majeurs sur le plan de mandat
- Piloter le Rapport d'Activités et des RPQS

2. Travailler en support avec les services de l'Eau et de l'Assainissement
- Assurer le pilotage, en lien avec les coordinateurs, des engagements comptables (Logiciel Berger-Levrault, et tableau de bord de la direction) y compris la gestion des facturations, rattachement et report le cas échant
- Aider à l'uniformisation des documents et pratiques
- Accompagner et suivre les projets techniques (principalement sur les aspects administratifs et juridiques) en lien avec les coordinateurs et les différents assistants
- Accompagner sur les dossiers de subvention du service Eau et Assainissement
- Préparer des projets de conventions, délibérations, en lien avec le service Assemblées 3. Travailler en lien avec les services supports de la Communauté d'Agglomération
- Assurer le pilotage et la mise en oeuvre des procédures de fonctionnement interne avec tous les services de la Communauté d'Agglomération Arlysère
- Faire le lien dans la construction budgétaire des budgets Eau et Assainissement avec le service Finances 4. Missions ponctuelles
- Assurer le traitement de réclamations
- Réaliser et suivre les engagements comptables
- Assurer des missions d'accueil

SAVOIRS
- Avoir des aptitudes à transmettre l'information
- Veiller à l'application des règles de sécurité
- Connaître l'outil informatique et savoir l'utiliser
- Avoir des qualités rédactionnelles (compte-rendu, rapports, courriers.)
- Maîtriser les tableaux de bord et le suivi financier
- Faire preuve de créativité
- Savoir rendre compte régulièrement à la hiérarchie
- Connaître l'environnement, les services et les liens avec les principaux partenaires externes
- Utiliser les logiciels bureautiques (tableur, diapo, traitement de texte)
- Utiliser le logiciel de gestion financière (pour le suivi des opérations et l'analyse financière)

SAVOIRS ETRE
- Savoir mener divers dossiers en parallèle
- Être force de proposition, savoir arbitrer et être réactif en anticipant les situations et les problématiques
- Être rigoureux dans la conduite des projets et posséder un bon degré d'autonomie
- Savoir écouter ses interlocuteurs. Réagir avec tact et diplomatie
- Avoir la maîtrise de soi et la capacité à prendre du recul
- Avoir le sens des responsabilités et du Service Public

PROFIL
- Souhaité : Bac à Bac +2 - une expérience professionnelle en collectivité territoriale est souhaitée
- Requis : Permis B