informations générales
Saint-Ouen-l'Aumône
Mission en lien avec le Commercial et le DG :
Contentieux & recouvrement, Relances :
Courriers, contacts téléphoniques et suivi des dépassements d'encours ponctuels
Analyse de la Balance Agée, suivi des retards de paiement
Enquêtes sur les sociétés
Recouvrement, négociations de régularisation de paiement ou mise en demeure, et procédure de contentieux jusqu'à saisie (en lien avec les avocats)
mise à jour des conditions de paiement sur l'ERP
Missions en lien avec la Direction Générale :
Gestion des assurances : mise à jour des tableaux de synthèse, déclaration et suivi des sinistres, assister au rdv annuel avec le courtier
Gestion des baux commerciaux : suivre les dates de renouvellement ou de négociation
Gestion des congés & absences : enregistrement, suivi, validations des fiches
Assistanat pour les recrutements et le RH :
suivi des annonces France Travail
suivi des dates butoir pour période d'essai, fin de contrat, ou renouvellement
centraliser les papiers identité, permis, etc...
déclaration embauche URSSAF
Gestion administrative des diverses sociétés annexes
Gestion des dossiers de formation : enregistrements et suivi des formations, selon les budgets
Gestion des heures supplémentaires du service Logistique : préparation des éléments de salaires pour la direction
Suivi des tableaux de bord et de synthèse qui sont à mettre à jour régulièrement.
Autres missions diverses:
Gestion du courrier de la société : passage quotidien, expédition et réception
Organisation déplacement des équipes de montage : réservation hôtel et repas
Gestion des Frais Généraux / fournisseurs
Commandes, achats internet et paiement, besoins du personnel, fournitures Logistiques, administratifs, locaux, entretiens, climatisation, maintenance, télésurveillance, tél, etc..
Validation des factures correspondantes
Comparaison concurrence
Inventaires fin d'année, fournitures bureaux et Sce Logistique
Gestions des notes de frais des commerciaux : vérification et centralisation
Gestion administrative de la flotte de véhicules :
Immatriculation des nouveaux véhicules
Analyse des contraventions
Suivi vignettes « certificat qualité air », carte conducteur...
LE PROFIL
De formation supérieure, vous bénéficiez d'une solide expérience en tant qu'Assistant(e) de Direction Générale, acquise idéalement au sein d'une PME de taille moyenne ou grande.
Vous devez faire preuve de qualités incontournables pour réussir à ce poste :
Aisance relationnelle, très bonnes qualités rédactionnelles et de communication orale
Vous jouez un rôle clef d'interface auprès des interlocuteurs internes et externes.
Disponibilité, discrétion et respect de de la confidentialité sont essentielles à ce poste
Très bon sens de l'organisation, de la planification et du classement avec la capacité à séparer les contacts et les informations secondaires de celles essentielles.
Il est indispensable de faire preuve d'initiatives et d'autonomie, et s'adapter en toutes circonstances.
En savoir plus sur cette annonce sur le site de notre partenaireContentieux & recouvrement, Relances :
Courriers, contacts téléphoniques et suivi des dépassements d'encours ponctuels
Analyse de la Balance Agée, suivi des retards de paiement
Enquêtes sur les sociétés
Recouvrement, négociations de régularisation de paiement ou mise en demeure, et procédure de contentieux jusqu'à saisie (en lien avec les avocats)
mise à jour des conditions de paiement sur l'ERP
Missions en lien avec la Direction Générale :
Gestion des assurances : mise à jour des tableaux de synthèse, déclaration et suivi des sinistres, assister au rdv annuel avec le courtier
Gestion des baux commerciaux : suivre les dates de renouvellement ou de négociation
Gestion des congés & absences : enregistrement, suivi, validations des fiches
Assistanat pour les recrutements et le RH :
suivi des annonces France Travail
suivi des dates butoir pour période d'essai, fin de contrat, ou renouvellement
centraliser les papiers identité, permis, etc...
déclaration embauche URSSAF
Gestion administrative des diverses sociétés annexes
Gestion des dossiers de formation : enregistrements et suivi des formations, selon les budgets
Gestion des heures supplémentaires du service Logistique : préparation des éléments de salaires pour la direction
Suivi des tableaux de bord et de synthèse qui sont à mettre à jour régulièrement.
Autres missions diverses:
Gestion du courrier de la société : passage quotidien, expédition et réception
Organisation déplacement des équipes de montage : réservation hôtel et repas
Gestion des Frais Généraux / fournisseurs
Commandes, achats internet et paiement, besoins du personnel, fournitures Logistiques, administratifs, locaux, entretiens, climatisation, maintenance, télésurveillance, tél, etc..
Validation des factures correspondantes
Comparaison concurrence
Inventaires fin d'année, fournitures bureaux et Sce Logistique
Gestions des notes de frais des commerciaux : vérification et centralisation
Gestion administrative de la flotte de véhicules :
Immatriculation des nouveaux véhicules
Analyse des contraventions
Suivi vignettes « certificat qualité air », carte conducteur...
LE PROFIL
De formation supérieure, vous bénéficiez d'une solide expérience en tant qu'Assistant(e) de Direction Générale, acquise idéalement au sein d'une PME de taille moyenne ou grande.
Vous devez faire preuve de qualités incontournables pour réussir à ce poste :
Aisance relationnelle, très bonnes qualités rédactionnelles et de communication orale
Vous jouez un rôle clef d'interface auprès des interlocuteurs internes et externes.
Disponibilité, discrétion et respect de de la confidentialité sont essentielles à ce poste
Très bon sens de l'organisation, de la planification et du classement avec la capacité à séparer les contacts et les informations secondaires de celles essentielles.
Il est indispensable de faire preuve d'initiatives et d'autonomie, et s'adapter en toutes circonstances.
