Assistant / Assistante de direction

Finalité de l'emploi : Le/l'Assistante de Direction Business Développement facilite le travail du Directeur Business Développement. Il/elle le décharge des tâches administratives et joue le rôle d'interface avec les divers interlocuteurs de celui-ci. Il/elle assure la bonne circulation de l'information à l'intérieur comme à l'extérieur de l'entreprise.

* Relations fonctionnelles principales :
- Rend compte au Directeur Business Développement.
- Relations fonctionnelles : Direction Générale et autres services. Lien étroit avec les membres de la Division Business Développement.

* Description des activités significatives :
- Gérer l'accueil, l'intégration des nouveaux salariés de l'équipe commerciale ;
- Gérer l'agenda du Directeur Business Développement ;
- Gérer la messagerie internet ;
- Organiser des déplacements (pour le personnel de l'équipe commerciale) ;
- Réaliser la mise en forme et rédaction de documents divers (rapports, comptes-rendus de réunions, notes, courriers, documents commerciaux) ;
- Gérer des dossiers : constituer, préparer, classer et archiver ;
- Organiser des réunions (réunions en interne pour l'équipe commerciale, réunions en externe avec des prospects/clients) ;
- Gérer le suivi des procédures Qualité relatives au service ;
- Administrer le logiciel de support à la vente (Sales Force) et gérer le reporting ;
- Aider à la gestion documentaire (supports, référencement, indexage, et archivage) ;
- Veiller sur les plateformes collaboratives (Wudo, Dinamhyse Grand Est)
- Collaborer avec le service Communication/ Marketing pour la création de documents commerciaux (Marketing produits) ;
- Assurer la relation avec les Prospects / Clients.

* Administration Commerciale :
- Gestion administrative
- Normes rédactionnelles
- Méthode de classement et d'archivage
- Modalités d'accueil
- Techniques de prises de notes
- Techniques de numérisation
- Préparer réunions et déplacements
- Recevoir et filtrer les communications téléphoniques
- Préparer et organiser des dossiers
- Assurer l'interface en interne et en externe
- Relayer les informations
- Rédiger comptes-rendus de réunion et documents divers
- Communiquer avec son environnement de travail direct, les clients ou les fournisseurs
- Assurer la gestion administrative
- Respecter les normes rédactionnelles
- Utiliser des outils bureautiques

* Connaissances professionnelles spécifiques :
- Profil : BTS Assistante Manager ou Assistante de Direction
- Expérience professionnelle minimum nécessaire : 3 à 5 ans minimum
- Logiciels : Outils bureautiques (pack office), outils collaboratifs (planning partagé, web conférence, réseau social d'entreprise, ...)
- Langues : anglais courant
- L'entreprise : produits, métiers, moyens industriels, organisation, ...