Assistant / Assistante de direction

Cette direction départementale interministérielle, créée le 1er avril 2021, résulte du rapprochement de la DDCSPP et de l'UD DIRECCTE

Elle regroupe les services :
D'un pôle solidarités, emploi, politiques du travail (SEPT)
- Service droit au logement
- Service inclusion
- Service emploi, entreprises et compétences
- Services politiques du travail
Et d'un pôle protection des populations (PP) :
- Service concurrence, consommation et répression des fraudes
- Service sécurité et qualité sanitaires de l'alimentation
- Service santé et protection animales et environnement

POSTE DE CHARGE DE COORDINATION ADMINISTRATIVE
Activités principales : Secrétariat de direction
- Gestion de l'agenda, déplacements et prise de RDV des 3 directeurs
- Mise à jour du tableau des réunions de la direction
- Gestion RH des directeurs (congés, évaluations professionnelles, candidatures jury, formation...)
- Mise à jour des documents de références de la DDETSPP (organigrammes, trombinoscope...)
- Préparation des bilatérales de quinzaine préfet, constitution des dossiers de réunion
- Organisation COMEX : ordre du jour et relevés de conclusions
- Rédaction et enregistrement (RAA) des arrêtés
- Rédaction et mise en page de notes, tableaux et courriers
- Suivi du rapport d'activité des services : mise en forme et transmission préfecture
- Gestion de la boite institutionnelle directeur (ventilation aux chefs de services)
- Accueil physique et téléphonique, orientation des usagers et des appels de la direction
- Traitement du courrier de la direction
- Correspondance entre les services et la préfecture
- Classement, enregistrement et archivage de documents
- Missions transversales des autres services, avec accord du directeur
Activités spécifiques : Chargée de communication
1- Communication interne
- Mise à disposition des outils et informations aux agents sur les réseaux : règlement intérieur, organigrammes, réservation visioconférence, documents de prévention, mémentos informatiques et téléphoniques...
2- Communication externe
- Participation et représentation de la direction en préfecture (plan de communication)
- Rapport d'activité des services
- Annuaire des services de l'Etat
Activités annexes :
Suppléance de la gestion de la messagerie institutionnelle de la DDETSPP en l'absence du titulaire.
Référent(e) : laïcité et Service Public +

Contacts pour plus d'informations:
Monsieur BOUSSIT Daniel, Directeur de la DDETSPP ddetspp-directeur@ardeche.gouv.fr
Monsieur PEYTARD Gilles, Chef du BRH du SGCD sgc-rh@ardeche.gouv.fr