Assistant / Assistante de direction

Le Mouvement Habitat et Humanisme agit depuis plus de 36 ans, en faveur du logement et de l'insertion des personnes en difficulté. A partir de 2016, à la demande de l'État, il s'est engagé dans l'accueil de réfugiés, dans un contexte de crise migratoire durable. L'ensemble de ces actions sont aujourd'hui réunies au sein de la Branche Urgence du Mouvement, qui a pour mission l'accueil et l'accompagnement de personnes vivant dans la précarité (demandeurs d'asile, réfugiés, femmes victimes de violence...) ainsi que l'hébergement d'urgence, sur le territoire français.

Nous offrons un accueil de qualité permettant de reprendre souffle et d'ouvrir des perspectives

Nous prodiguons un accompagnement solide qui développe le pouvoir d'agir en vue d'une intégration réussie
Nous osons et innovons, pour mieux répondre aux besoins des publics, décupler l'impact social et apporter des solutions aux défis sociétaux.

Missions :

1) Administratif

- Relève du courrier dans la boîte aux lettres + suivi des courriers recommandés
- Mise à jour des fonds documentaires, archivage
- Interface de renseignements administratifs des prestataires et partenaires

2) Comptabilité

- Gestion CB pro / NDF des salariés du siège (direction des opérations, direction de l'intégration, responsables territoriaux). Sur la base de ce relevé, rassembler tous les justificatifs concernés et les lister dans le tableau dédié
- Suivi facturation des prestataires en lien avec la DO : validation des devis, paiements (interventions diverses, travaux bureaux, passages ESAT, loyers locaux etc.) avec la signature. Etre attentif aux échéances des factures et aux modalités de paiement pour relancer la comptabilité en cas de retard de règlement. Personne référente de la comptabilité du Siège

3) RH

- Gestion des éléments variables de paie de l'équipe et centralisation des éléments de l'équipe siège.

4) Logistique

- Organisation du bureau :
- Gestion des clés boites aux lettres, caves, parking
- Gestion des stocks / fournitures
- Suivi des prestataires de service :
- Passages entreprise nettoyage
- RICOH entretien photocopieur
- Organisation d'évènements internes (déplacements groupés, réservations etc.) : pour les trains, hôtels etc
- Gestion du courrier, livraisons
- Gestion du calendrier anniversaire des équipes du siège
- Organisation des pots de départs
- Coordination des commandes quand repas à St Denis (partenaires, Philia, etc)
- Faire un inventaire et ranger l'armoire à fournitures
- Gestion de l'événementiel du Pôle Intégration ou autre événementiel ponctuel

5) Gestion des boites mails génériques et re direction vers les personnes / services concernés

6) Gestion des plannings des astreintes

- Constitution du planning d'astreinte pour les sites d'IDF selon les congés de chacun
- Constitution du planning d'astreinte pour les sites du Sud
- Configuration chaque semaine du renvoi d'appel


Savoir-faire :

- Maîtrise des techniques de secrétariat
- Maitrise de l'outil informatique et du pack office (Excel, Word, Powerpoint).
- Bon niveau d'orthographe et qualités rédactionnelles
- Suivre les échéanciers et s'assurer de les respecter
- Suivi des procédures

Savoir être :

- Travail en équipe et aptitude relationnelle
- Autonomie et réactivité
- Rigueur

Qualifications :

Titulaire d'n diplôme dans le domaine assistanat et/ ou administratif ou expérience professionnelle significative.

Si vous êtes une personne motivée, organisée et dotée d'un excellent sens du service client, nous serions ravis de vous rencontrer. Postulez dès maintenant pour rejoindre notre équipe dynamique.