informations générales
Pomponne
Accueil et renseignement du public
- Accueillir, renseigner et orienter le public.
- Etablir le suivi et le bilan de fréquentation physique et téléphonique des administrés.
- Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques.
- Prendre des messages, orienter et transmettre les réclamations aux services concernés.
- Surveiller et contrôler les accès.
- Identifier et gérer la demande et son degré d'urgence.
- Renseigner sur l'organisation et le fonctionnement de la collectivité.
- Réceptionner, contrôler et transmettre les documents (transports scolaires et macarons de stationnement.).
- Enregistrer et distribuer le courrier de tous les services.
- Affranchir le courrier et tenir le registre des envois.
Assistant(e) de direction
- Organiser des agendas partagés des élus et des Directrices.
- Rappeler des informations importantes et transmettre les messages.
- Etablir une relation de confiance avec les directrices et les élus.
- Traiter différentes demandes à relayer dans les services ou auprès des autres élus.
Organisation de réunions et missions de secrétariat
- Préparer les supports de réunion.
- Rédiger différents actes administratifs et suivi règlementaire.
-Rédiger des courriers simples et mettre en forme des courriers du Maire et de la DGS.
Service événementiel et associatif
- Suivre l'attribution et la restitution des clés, le prêt de matériel.
- Réaliser les états des lieux.
- Assurer la primo analyse des contrats de location, dossiers de subventions et autres conventions (vérification des pièces et de la complétude des dossiers, reporting sur les tableaux de suivi).
- Rechercher des prestataires en fonction de la commande du service.
- Etablir des demandes de devis.
- Compléter les tableaux de bord du service.
Missions polyvalentes
-Assurer la continuité de service pour pallier aux absences.
-Permanences occasionnelles.
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- Etablir le suivi et le bilan de fréquentation physique et téléphonique des administrés.
- Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques.
- Prendre des messages, orienter et transmettre les réclamations aux services concernés.
- Surveiller et contrôler les accès.
- Identifier et gérer la demande et son degré d'urgence.
- Renseigner sur l'organisation et le fonctionnement de la collectivité.
- Réceptionner, contrôler et transmettre les documents (transports scolaires et macarons de stationnement.).
- Enregistrer et distribuer le courrier de tous les services.
- Affranchir le courrier et tenir le registre des envois.
Assistant(e) de direction
- Organiser des agendas partagés des élus et des Directrices.
- Rappeler des informations importantes et transmettre les messages.
- Etablir une relation de confiance avec les directrices et les élus.
- Traiter différentes demandes à relayer dans les services ou auprès des autres élus.
Organisation de réunions et missions de secrétariat
- Préparer les supports de réunion.
- Rédiger différents actes administratifs et suivi règlementaire.
-Rédiger des courriers simples et mettre en forme des courriers du Maire et de la DGS.
Service événementiel et associatif
- Suivre l'attribution et la restitution des clés, le prêt de matériel.
- Réaliser les états des lieux.
- Assurer la primo analyse des contrats de location, dossiers de subventions et autres conventions (vérification des pièces et de la complétude des dossiers, reporting sur les tableaux de suivi).
- Rechercher des prestataires en fonction de la commande du service.
- Etablir des demandes de devis.
- Compléter les tableaux de bord du service.
Missions polyvalentes
-Assurer la continuité de service pour pallier aux absences.
-Permanences occasionnelles.
