Assistant / Assistante de direction

PI Recrutement recherche pour son client un Assistant de Direction (H/F), en CDI.

Vous intégrerez une entreprise locale spécialisée en électricité.

Au cœur de l'activité et en lien direct avec la Direction et les Chargés d'Affaires, vos missions s'articuleront autour de :

- Gestion Administrative du Groupe :
o Accueil physique et téléphonique (clients, fournisseurs, partenaires)
o Gestion du courrier (réception, tri, rédaction, envoi)
o Rédaction et mise en forme de documents variés (courriers, rapports, comptes rendus)
o Gestion d'agendas et organisation des rendez-vous de la direction.
o Classement et archivage (papier et numérique)
o Suivi des dossiers administratifs (assurances, contrats, obligations légales)
o Suivi administratif des sociétés du groupe (mails, quittances, déclarations, lien avec le comptable)

- Gestion Financière et Facturation :
o Assistance à la facturation (vérification des taux et conditions en collaboration avec les chargés d'affaires)
o Suivi des paiements clients et relances (en lien avec l'expert-comptable)
o Vérification des notes de frais et transmission au comptable.
o Suivi budgétaire et rapprochements bancaires (en collaboration avec l'expert-comptable)
o Suivi et facturation inter-sociétés (conventions de trésorerie et de services)
o Suivi de la tenue des comptes bancaires du groupe
o Gestion, pilotage et suivi de trésorerie (reporting à la direction)


- Gestion des Appels d'Offres et Suivi des Marchés :
o Veille et identification des appels d'offres pertinents
o Constitution des dossiers administratifs de réponse (y.c. DUME)
o Suivi des dépôts de candidature et gestion des documents contractuels
o Assistance à la rédaction et mise en forme des mémoires techniques

- Gestion des Ressources Humaines (en lien avec le cabinet comptable) :
o Préparation des contrats de travail et DPAE
o Suivi administratif du personnel (congés, absences, plannings)
o Organisation des visites médicales et suivi des formations
o Assistance à la préparation de la paie (éléments variables)
o Gestion des habilitations et certifications (électriques, CACES,
SST...)

- Gestion Administrative Fournisseurs et Sous-traitants :
o Traitement et suivi des factures fournisseurs
o Gestion administrative des sous-traitants (contrats, documents)
o Création des dossiers chantiers sur Batigest

- Organisation et Communication Interne :
o Préparation des réunions et rédaction des comptes rendus
o Diffusion d'informations et mise à jour des documents internes
o Suivi des indicateurs de performance et reporting à la direction


Profil :
- Formation : Bac+2 minimum (Assistant de Gestion PME-PMI, Assistant Manager, GEA...)
- Expérience : Minimum 5 ans d'expérience réussie sur un poste similaire, idéalement dans le secteur du BTP ou de l'électricité
- Compétences Techniques : Maîtrise du Pack Office, connaissance des logiciels de gestion BTP (Batigest, Chorus Pro, Zeendoc) et des réglementations du bâtiment (tertiaire). Excellente expression écrite et orale
- Qualités : Rigueur, organisation, discrétion, autonomie, aisance relationnelle, réactivité et gestion des priorités


Les conditions :

- CDI temps plein
- Poste basé à Voreppe
- Horaires : 8h30-12h//13h30-17h
- Salaire : à partir de 30 000€ brut mensuel