informations générales
Le poste :
L'Agence PROMAN TERTIAIRE recherche pour l'un de ses client un ASSITANT DE DIRECTION (H/F) Rattaché(e) au médecin directeur, l'assistant(e) de direction aura les responsabilités suivantes : SECRÉTARIAT ET ASSISTANCE Assister la direction dans l'organisation des activités du centre ; Organiser et gérer les rendez-vous, les différents évènements, les réunions (réunion du personnel, comité de terrain.) et les déplacements ; Prendre des notes et rédiger des comptes-rendus et autres documents ; Gérer le courrier (dispatching) ; Centraliser et répondre aux besoins de ressources matérielles (commandes et gestion du stock de fournitures) ; Faire l'interface pour les questions liées au services généraux (entretien des locaux, du matériel.) ; Faire appliquer les conditions d'accueil, d'hygiène et de sécurité requises par la réglementation, tenue des registres de sécurité. GESTION DES PLANNINGS DES ACTIONS COLLECTIVES Organiser, coordonner et optimiser la planification et la mise en œuvre des activités ; Réceptionner et traiter les demandes d'inscriptions aux ateliers et conférences ; Planifier les créneaux des activités et gérer les plannings des professionnels du centre ; Organiser la mise en œuvre logistique des actions (mise à disposition du matériel.) ; Enregistrer les règlements des bénéficiaires des actions collectives. SUIVI DES ACTIVITÉS DU CENTRE ET REPORTING Élaborer et/ou renseigner les outils de suivi quotidien des activités du centre (tableaux de bord) et analyser les données (ateliers et conférences réalisés, nombre de participants, absents.) ; Coordonner la circularisation des mailings réalisés par les membres ; Effectuer le reporting et le rapport des activités du centre à la direction, à l'équipe et aux institutions partenaires du centre ; Superviser les secrétaires d'accueil. SUIVI DES ENCAISSEMENTS ET DES DÉPENSES Collecter et suivre les encaissements des participations des bénéficiaires ; Élaborer les factures pour les prestations réalisées à l'extérieur ; Enregistrer les factures (saisie et contrôle) et tenir le livre de caisse ; Transmettre le dossier de suivi des encaissements et des dépenses à son responsable hiérarchique. COMMUNICATION Coordonner et gérer l'information du centre (centraliser, diffuser et archiver) ; Animer (développer et entretenir) les relations de coopération en interne et en externe (interface et référent des membres de l'association, prestataires, fournisseurs.) ; Mettre à jour le site internet. SUPPORT À LA GESTION ADMINISTRATIVE DU PERSONNEL Gérer l'administration du personnel (établir les variables de paie, intégration, visites médicales, mutuelle, titres-restaurant.) ; Organiser les formations du plan de développement des compétences ; Suivre les plannings, les congés et les remplacements des équipes.
Profil recherché :
Compétences techniques (savoir-faire) : Comprendre les enjeux de l'activité ; Avoir de solides capacités rédactionnelles ; Maîtriser les outils bureautiques et informatiques dont les outils collaboratifs ; Avoir le sens de l'anticipation et de l'initiative ; Avoir de fortes capacités d'organisation, de rigueur et de méthode ; Faire preuve de proactivité. Compétences comportementales (savoir-être) : Sens des relations humaines ; Autonomie ; Réactivité ; Disponibilité par rapport aux membres de l'équipe ; Polyvalence ; Force de proposition. Bac+2 en assistanat de direction, gestion PME/PMI ou assistant manager. Et/ou expérience de 5 ans dans une activité similaire. Formation comptable appréciée.
Tous nos postes sont ouverts aux personnes en situation de handicap.
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Compétences techniques (savoir-faire) : Comprendre les enjeux de l'activité ; Avoir de solides capacités rédactionnelles ; Maîtriser les outils bureautiques et informatiques dont les outils collaboratifs ; Avoir le sens de l'anticipation et de l'initiative ; Avoir de fortes capacités d'organisation, de rigueur et de méthode ; Faire preuve de proactivité. Compétences comportementales (savoir-être) : Sens des relations humaines ; Autonomie ; Réactivité ; Disponibilité par rapport aux membres de l'équipe ; Polyvalence ; Force de proposition. Bac+2 en assistanat de direction, gestion PME/PMI ou assistant manager. Et/ou expérience de 5 ans dans une activité similaire. Formation comptable appréciée.
Tous nos postes sont ouverts aux personnes en situation de handicap.
