informations générales
Lillebonne
Sous la responsabilité du Directeur, vous serez chargé(e) au sein de la direction du numérique et des systèmes d'information d'assurer les missions suivantes :
- Préparer, suivre et analyser le budget de la direction :
* analyser les dépenses par rapport à l'existant et aux nouveaux projets afin de prévoir et anticiper les budgets suivants
* mettre en place des outils de suivi
* préparer le budget, le saisir dans SEDIT
* trouver les pistes d'économie, alerter en cas de dépassement
* gérer les commandes, saisir les bons de commande, s'assurer du service fait, valider les factures
* rédiger des fiches de demande de virements internes et de décisions modificatives
* être en relation avec le service finances et les autres directions pour le financement des projets impliquant les services support de la DNSI
- Assurer le secrétariat du directeur, du directeur adjoint, des responsables de services et les agents de la DNSI:
* gérer les agendas électroniques ; les prises de rendez-vous, organiser et participer aux réunions
* traiter le courrier entrant dans la GEC
* rédiger et envoyer des courriers, des documents, des notes, des ordres du jour, des comptes-rendus de réunion
* préparer les actes et les conventions et en assurer le suivi et la bonne exécution
* assurer le suivi des demandes de subvention
* organiser le classement et l'archivage des dossiers, centraliser les parapheurs de la direction, réserver les salles, les véhicules
- Assurer le suivi RH des agents de la direction :
* établir les ordres de missions, les accréditations de conduite, les remisages à domicile, établir/contrôler les états de frais de déplacements
* planifier et assurer le suivi des entretiens professionnel
- Contribuer au bon fonctionnement de la direction
* piloter l'organisation administrative de la direction
* accompagner/former aux bonnes pratiques administratives les assistantes administratives de la DNSI
* assurer le respect des procédures, gérer les fournitures administratives.
* mettre en place des procédures internes
* être force de proposition pour des améliorations
Vous pourrez être amené(e) à travailler sur d'autres dossiers transversaux.
Dotée d'une expérience significative sur un poste équivalent, vous possédez d'excellentes qualités relationnelles et une réelle capacité d'adaptation.
Dans la gestion des dossiers qui vous sont confiés, vous êtes rigoureux(se) et organisé(e).
Vous êtes doté(e) d'un esprit vif, avez une capacité à prioriser et organiser les urgences et à filtrer les demandes.
Vous maitrisez les outils informatiques (Office 365) et avez particulièrement une appétence pour la gestion budgétaire.
Vous serez formé(e) aux différents logiciels métiers (MAARCH, SEDIT, K Délib), mais la connaissance de ces logiciels, du fonctionnement des collectivités territoriales est un atout.
En savoir plus sur cette annonce sur le site de notre partenaire- Préparer, suivre et analyser le budget de la direction :
* analyser les dépenses par rapport à l'existant et aux nouveaux projets afin de prévoir et anticiper les budgets suivants
* mettre en place des outils de suivi
* préparer le budget, le saisir dans SEDIT
* trouver les pistes d'économie, alerter en cas de dépassement
* gérer les commandes, saisir les bons de commande, s'assurer du service fait, valider les factures
* rédiger des fiches de demande de virements internes et de décisions modificatives
* être en relation avec le service finances et les autres directions pour le financement des projets impliquant les services support de la DNSI
- Assurer le secrétariat du directeur, du directeur adjoint, des responsables de services et les agents de la DNSI:
* gérer les agendas électroniques ; les prises de rendez-vous, organiser et participer aux réunions
* traiter le courrier entrant dans la GEC
* rédiger et envoyer des courriers, des documents, des notes, des ordres du jour, des comptes-rendus de réunion
* préparer les actes et les conventions et en assurer le suivi et la bonne exécution
* assurer le suivi des demandes de subvention
* organiser le classement et l'archivage des dossiers, centraliser les parapheurs de la direction, réserver les salles, les véhicules
- Assurer le suivi RH des agents de la direction :
* établir les ordres de missions, les accréditations de conduite, les remisages à domicile, établir/contrôler les états de frais de déplacements
* planifier et assurer le suivi des entretiens professionnel
- Contribuer au bon fonctionnement de la direction
* piloter l'organisation administrative de la direction
* accompagner/former aux bonnes pratiques administratives les assistantes administratives de la DNSI
* assurer le respect des procédures, gérer les fournitures administratives.
* mettre en place des procédures internes
* être force de proposition pour des améliorations
Vous pourrez être amené(e) à travailler sur d'autres dossiers transversaux.
Dotée d'une expérience significative sur un poste équivalent, vous possédez d'excellentes qualités relationnelles et une réelle capacité d'adaptation.
Dans la gestion des dossiers qui vous sont confiés, vous êtes rigoureux(se) et organisé(e).
Vous êtes doté(e) d'un esprit vif, avez une capacité à prioriser et organiser les urgences et à filtrer les demandes.
Vous maitrisez les outils informatiques (Office 365) et avez particulièrement une appétence pour la gestion budgétaire.
Vous serez formé(e) aux différents logiciels métiers (MAARCH, SEDIT, K Délib), mais la connaissance de ces logiciels, du fonctionnement des collectivités territoriales est un atout.
