informations générales
Lillebonne
Sous l'encadrement du responsable du service Juridique et des assemblées, vous serez amené(e) à exercer notamment les missions suivantes :
Assurer la préparation, la gestion et le suivi des instances de Caux Seine agglo (Conférences des maires, commissions communautaires, bureaux communautaires, conseils communautaires, commissions consultatives des services publics locaux...) avec des objectifs de sécurité juridique, de précision et dans le respect des délais.
- Sécuriser en amont les actes administratifs au sein du logiciel dédié (Kdélib) en lien avec votre binôme : validation, correction, mise en page des différents actes et conventions
- Organisation des instances : préparation des plannings, envoi des convocations et dossiers, rédaction des procès-verbaux et comptes-rendus, centralisation et vérification des supports de présentations
- Tenue du registre des délibérations et télétransmission des actes au contrôle de légalité
- Publication des différents actes en effectuant au préalable un traitement des données à caractère personnel,
- Tenir à jour les outils de suivi
Appuyer la partie juridique du service :
- Recherches et veille,
- Rédaction des actes administratifs pour le Pôle (arrêtés, décisions et délibérations) et conventions,
- Mise en place de tableau de bord,
- Relation avec les avocats,
- Participation à des formations à destination de collègues en lien avec les activités du service,
Assurer les relations avec les autres services et les Elus :
- Assurer la réception, le suivi et le contrôle de gestion du courrier (via l'outil dédié Maarch)
- Tenue de la liste des représentations des élus dans les organismes extérieurs, veille et contrôle des situations de déport des élus pour chaque instance, gestion des convocations
- Assurer le traitement des questions des élus
- Assurer le remboursement des frais de déplacement des élus (Gestion comptable via SEDIT)
- Gestion d'un site intranet dédié aux élus : dépôt de documents de présentations, informations à destination des élus
Gérer le suivi des demandes de subventions des associations :
- Gestion des dossiers de demandes de subventions, mise à jour des différents documents
- Organiser le processus des subventions : convoquer le comité d'engagement, participer aux groupes de travail, rédaction des délibérations correspondantes
- Assurer le suivi de la valorisation des subventions versées aux associations
- Créer un tableau de suivi
Vous pourrez également être amené(e) à travailler sur d'autres dossiers.
Profils recherchés
Dotée d'une expérience significative, vous possédez d'excellentes qualités relationnelles et rédactionnelles ainsi que d'une réelle capacité d'adaptation.
Dans la gestion des dossiers qui vous sont confiés, vous êtes rigoureux(se), discrèt(e), organisé(e), autonome et doté(e) d'un esprit d'analyse et de synthèse ainsi que d'un sens de l'initiative
Vous maîtrisez les outils informatiques (Office 365). Des expériences précédentes sur les logiciels métiers (Maarch, Kdélib, SEDIT ...) seront appréciées ainsi qu'une appétence vers de nouveaux outils numériques (ex. : IA, CANVA).
Vous disposez de connaissances en matière de circuits et procédures administratives des collectivités territoriales notamment du domaine intercommunal. Des connaissances juridiques en droit public seront fortement appréciées.
En savoir plus sur cette annonce sur le site de notre partenaireAssurer la préparation, la gestion et le suivi des instances de Caux Seine agglo (Conférences des maires, commissions communautaires, bureaux communautaires, conseils communautaires, commissions consultatives des services publics locaux...) avec des objectifs de sécurité juridique, de précision et dans le respect des délais.
- Sécuriser en amont les actes administratifs au sein du logiciel dédié (Kdélib) en lien avec votre binôme : validation, correction, mise en page des différents actes et conventions
- Organisation des instances : préparation des plannings, envoi des convocations et dossiers, rédaction des procès-verbaux et comptes-rendus, centralisation et vérification des supports de présentations
- Tenue du registre des délibérations et télétransmission des actes au contrôle de légalité
- Publication des différents actes en effectuant au préalable un traitement des données à caractère personnel,
- Tenir à jour les outils de suivi
Appuyer la partie juridique du service :
- Recherches et veille,
- Rédaction des actes administratifs pour le Pôle (arrêtés, décisions et délibérations) et conventions,
- Mise en place de tableau de bord,
- Relation avec les avocats,
- Participation à des formations à destination de collègues en lien avec les activités du service,
Assurer les relations avec les autres services et les Elus :
- Assurer la réception, le suivi et le contrôle de gestion du courrier (via l'outil dédié Maarch)
- Tenue de la liste des représentations des élus dans les organismes extérieurs, veille et contrôle des situations de déport des élus pour chaque instance, gestion des convocations
- Assurer le traitement des questions des élus
- Assurer le remboursement des frais de déplacement des élus (Gestion comptable via SEDIT)
- Gestion d'un site intranet dédié aux élus : dépôt de documents de présentations, informations à destination des élus
Gérer le suivi des demandes de subventions des associations :
- Gestion des dossiers de demandes de subventions, mise à jour des différents documents
- Organiser le processus des subventions : convoquer le comité d'engagement, participer aux groupes de travail, rédaction des délibérations correspondantes
- Assurer le suivi de la valorisation des subventions versées aux associations
- Créer un tableau de suivi
Vous pourrez également être amené(e) à travailler sur d'autres dossiers.
Profils recherchés
Dotée d'une expérience significative, vous possédez d'excellentes qualités relationnelles et rédactionnelles ainsi que d'une réelle capacité d'adaptation.
Dans la gestion des dossiers qui vous sont confiés, vous êtes rigoureux(se), discrèt(e), organisé(e), autonome et doté(e) d'un esprit d'analyse et de synthèse ainsi que d'un sens de l'initiative
Vous maîtrisez les outils informatiques (Office 365). Des expériences précédentes sur les logiciels métiers (Maarch, Kdélib, SEDIT ...) seront appréciées ainsi qu'une appétence vers de nouveaux outils numériques (ex. : IA, CANVA).
Vous disposez de connaissances en matière de circuits et procédures administratives des collectivités territoriales notamment du domaine intercommunal. Des connaissances juridiques en droit public seront fortement appréciées.
