informations générales
Podensac
1/ Organisation de la vie professionnelle du Directeur et gestion de l'agenda du Président : Organiser l'agenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorités du Président et du Directeur ; Rappeler des informations importantes et transmettre des messages au Président et au Directeur ; Organiser les déplacements du Directeur (réservation véhicule, salle, .) ; Établir une relation de confiance avec le Président et le Directeur ; Être l'interface et le relais entre le Secrétariat général et les Directions ; Intégrer les priorités des services et de la Direction dans la gestion quotidienne des activités du secrétariat.
2/ Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique, suivi d'activités et secrétariat pour le Directeur : Assurer le traitement administratif de la direction : gestion du courrier, ventilation, suivi des signatures et délai de réponse, notes, . ; Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers et documents administratifs ; Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers ; Organiser le classement et l'archivage des dossiers ; Réaliser la synthèse des commandes de fournitures bureautiques et leur ventilation ; Veille sur les documents (internes et externes) et contrôle des circuits de validation ; Préparer, gérer et suivre l'exécution budgétaire du service accueil avec le DGS ; Renseigner les tableaux de suivi des activités de la Direction et veille pour le DGS ; Saisir des données et utiliser des logiciels spécifiques.
3/ Gestion courante de l'activité des agents des services : Établir et suivre le planning prévisionnel des congés et absences ; Suivre les « fiches procédures » informatiques et logistiques ; Assurer le suivi administratif des entretiens professionnels des agents du service accueil, des avancements de grade et des promotions internes.
4/ Accueil téléphonique et physique du secrétariat et de l'accueil du siège : Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent ; Adapter son discours en fonction de l'interlocuteur ; Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques du Directeur Général des Services ; Piloter et suivre les process mis en place dans le cadre de l'accueil au siège de la CDC.
5/ Organisation et planification des réunions pour le Directeur des services : Rédiger les ordres du jour en concertation avec le Directeur ; Respecter les délais de transmission de documents avant les réunions ; Prendre des notes lors des réunions et rédiger les comptes rendus.
6/ Travail en relais avec les autres postes d'assistantes : Assurer pendant les absences des deux collègues la continuité des missions auprès des autres Directions ; Organiser le bureau, la Conférence des maires et les commissions en lien avec les services compétents (les conseils sont assurés par le services Instances - Affaires juridiques).
Rémunération statutaire, régime indemnitaire RIFSEEP, CNAS, participation mutuelle et garantie maintien de salaire. La CDC vous mettra à disposition un ordinateur portable et un téléphone portable