informations générales
Rochelle
Le poste comprend différentes missions :
* Soutien aux praticiens associés : véritable bras droit des associés, assistance dans la gestion de leurs agendas et la coordination de leurs activités
Support aux ressources humaines : assister dans le processus de recrutement, l'onboarding des nouveaux employés, la gestion de la paie et des avantages sociaux (en relation avec un comptable externe).
* Planification et organisation d'événements : coordonner les réunions, les formations, les événements d'entreprise et les voyages d'affaires.
* Communication interne : faciliter la communication entre les différents départements et niveaux hiérarchiques au sein de l'entreprise.
* Gestion financière : participer à la gestion budgétaire, y compris le suivi des dépenses et la préparation des budgets + gestion et négociation des commandes auprès des fournisseurs
* Gestion administrative : superviser les tâches administratives quotidiennes, comme la gestion du courrier, la réponse aux appels téléphoniques (hors patientèle pour secrétariat classique), l'organisation des archives et la préparation de rapports.
* Gestion des fournitures : s'assurer que le bureau dispose de toutes les fournitures nécessaires, de l'approvisionnement en papeterie à l'entretien du matériel informatique.
* Coordination des services de bureau : organiser les services de nettoyage, de restauration, de maintenance et de sécurité pour garantir un environnement de travail optimal.
* Gestion de l'espace de travail : optimiser l'utilisation de l'espace de bureau et gérer les aménagements ou les déménagements.
* Gestion des risques et conformité : veiller au respect des normes légales et réglementaires, et gérer les aspects liés à la santé et à la sécurité au travail.
Compétences requises :
* Les compétences organisationnelles: capacité à gérer plusieurs tâches simultanément, à prioriser efficacement les tâches et à maintenir l'ordre dans les opérations quotidiennes.
* Les compétences en communication: excellente communication écrite et verbale, essentielle pour interagir avec différents niveaux hiérarchiques, des fournisseurs et des clients, et pour assurer une communication interne efficace.
* Les compétences en résolution de problèmes: capacité à identifier et résoudre rapidement les problèmes, souvent de manière créative et efficace.
* Les compétences techniques: maîtrise des outils bureautiques (comme Microsoft Office), des systèmes de gestion de bases de données, éventuellement des logiciels de comptabilité ou de gestion de projet (formations ultérieures possibles)
* Les compétences en gestion de projet: aptitude à planifier, exécuter et superviser des projets, en coordonnant les ressources et les équipes, ainsi que le sens de priorisation.
* Les compétences interpersonnelles: habileté à travailler avec une variété de personnes, à construire des relations solides et à gérer des équipes, ainsi qu'une grande capacité d'adaptation.
En savoir plus sur cette annonce sur le site de notre partenaire* Soutien aux praticiens associés : véritable bras droit des associés, assistance dans la gestion de leurs agendas et la coordination de leurs activités
Support aux ressources humaines : assister dans le processus de recrutement, l'onboarding des nouveaux employés, la gestion de la paie et des avantages sociaux (en relation avec un comptable externe).
* Planification et organisation d'événements : coordonner les réunions, les formations, les événements d'entreprise et les voyages d'affaires.
* Communication interne : faciliter la communication entre les différents départements et niveaux hiérarchiques au sein de l'entreprise.
* Gestion financière : participer à la gestion budgétaire, y compris le suivi des dépenses et la préparation des budgets + gestion et négociation des commandes auprès des fournisseurs
* Gestion administrative : superviser les tâches administratives quotidiennes, comme la gestion du courrier, la réponse aux appels téléphoniques (hors patientèle pour secrétariat classique), l'organisation des archives et la préparation de rapports.
* Gestion des fournitures : s'assurer que le bureau dispose de toutes les fournitures nécessaires, de l'approvisionnement en papeterie à l'entretien du matériel informatique.
* Coordination des services de bureau : organiser les services de nettoyage, de restauration, de maintenance et de sécurité pour garantir un environnement de travail optimal.
* Gestion de l'espace de travail : optimiser l'utilisation de l'espace de bureau et gérer les aménagements ou les déménagements.
* Gestion des risques et conformité : veiller au respect des normes légales et réglementaires, et gérer les aspects liés à la santé et à la sécurité au travail.
Compétences requises :
* Les compétences organisationnelles: capacité à gérer plusieurs tâches simultanément, à prioriser efficacement les tâches et à maintenir l'ordre dans les opérations quotidiennes.
* Les compétences en communication: excellente communication écrite et verbale, essentielle pour interagir avec différents niveaux hiérarchiques, des fournisseurs et des clients, et pour assurer une communication interne efficace.
* Les compétences en résolution de problèmes: capacité à identifier et résoudre rapidement les problèmes, souvent de manière créative et efficace.
* Les compétences techniques: maîtrise des outils bureautiques (comme Microsoft Office), des systèmes de gestion de bases de données, éventuellement des logiciels de comptabilité ou de gestion de projet (formations ultérieures possibles)
* Les compétences en gestion de projet: aptitude à planifier, exécuter et superviser des projets, en coordonnant les ressources et les équipes, ainsi que le sens de priorisation.
* Les compétences interpersonnelles: habileté à travailler avec une variété de personnes, à construire des relations solides et à gérer des équipes, ainsi qu'une grande capacité d'adaptation.
