informations générales
Rillieux-la-Pape
Adecco France recherche pour l'un de ses clients sur Rillieux la pape, un secrétaire de direction H/F .
le secrétariat est chargé de faciliter l'organisation administrative des services, gérer les agendas des réunions transverses (RAC RIS POP),
être le facilitateur des interfaces comptables commandes, facturations.
2- Finalité du poste Assurer les tâches de secrétariat, administratives et d'organisation de la direction patrimoine et des services travaux et réseaux selon les directives de ces 3 hiérarchies. Organiser et coordonner pour plusieurs managers les agendas, la rédaction et la transmission d'informations et les assister dans les missions qui leurs sont confiées en respectant la confidentialité. Contribuer à la gestion des interfaces commandes et rapprochements comptables pour les 3 services, participer à des réunions et effectuer les CR associés.
3- Missions principales
- Administration
- Assurer et traiter la réception des appels téléphoniques (filtrage, prise des messages.),
- Préparer des dossiers et rassembler les informations nécessaires (pièces administratives des marchés notamment),
- Rassembler les pièces administratives nécessaires à la constitution des marchés des différents services
- Saisir et présenter des documents informatisés,
- Renseigner ou enregistrer des données sur des documents ou logiciels appropriés, (RH, AGATE,..)
- Assurer le classement, l'archivage et le suivi des dossiers ainsi que la diffusion des notes,
- Enregistrer et assurer la traçabilité des documents,
- Gérer les agendas et les différentes tâches d'intendance des entités,
- Garantir la continuité du service,
- Effectuer diverses commandes (fournitures et consommables courants),
- Assister à certaines réunions et rédiger les comptes rendus. - Méthode & organisation
- Organiser la logistique des réunions,
- Organiser des séminaires ou événements internes,
- Organiser et planifier les voyages et déplacements (réservations, suivi et facturation),
- Assurer l'accueil physique des rdv et leur installation en salle,
- Assurer le relais avec les interlocuteurs internes et externes,
Compétences requises :
- Bonne connaissance des outils bureautiques (Pack Office, suite Google,),
- Processus de classement et d'archivage.
Savoir-faire professionnels / opérationnels :
- Utiliser des outils bureautiques (Pack Office, suite Google, etc.),
- Organiser les déplacements professionnels des responsables,
- Rédiger en autonomie dans le respect de la charte graphique tous documents ou supports administratifs,
- Faciliter la diffusion de l'information au sein de l'entreprise.
Aptitudes et qualités :
- Adapter et re-prioriser ses activités et son organisation face aux évolutions et aux contraintes,
- Respecter la confidentialité des informations traitées ou portées à sa connaissance,
- Adapter son comportement et son attitude en fonction de l'interlocuteur pour maximiser la qualité des échanges,
- Prioriser et planifier sa propre charge de travail,
- Rigueur et dynamisme sont essentiels à ce poste,
- Sens du service,
- Capacité relationnelle et rédactionnelle.
Horaires : 35 H/SEMAINE
Salaire entre 27 ET 30K€ annuels
le poste vous intéresse ? Merci de postuler en ligne.
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être le facilitateur des interfaces comptables commandes, facturations.
2- Finalité du poste Assurer les tâches de secrétariat, administratives et d'organisation de la direction patrimoine et des services travaux et réseaux selon les directives de ces 3 hiérarchies. Organiser et coordonner pour plusieurs managers les agendas, la rédaction et la transmission d'informations et les assister dans les missions qui leurs sont confiées en respectant la confidentialité. Contribuer à la gestion des interfaces commandes et rapprochements comptables pour les 3 services, participer à des réunions et effectuer les CR associés.
3- Missions principales
- Administration
- Assurer et traiter la réception des appels téléphoniques (filtrage, prise des messages.),
- Préparer des dossiers et rassembler les informations nécessaires (pièces administratives des marchés notamment),
- Rassembler les pièces administratives nécessaires à la constitution des marchés des différents services
- Saisir et présenter des documents informatisés,
- Renseigner ou enregistrer des données sur des documents ou logiciels appropriés, (RH, AGATE,..)
- Assurer le classement, l'archivage et le suivi des dossiers ainsi que la diffusion des notes,
- Enregistrer et assurer la traçabilité des documents,
- Gérer les agendas et les différentes tâches d'intendance des entités,
- Garantir la continuité du service,
- Effectuer diverses commandes (fournitures et consommables courants),
- Assister à certaines réunions et rédiger les comptes rendus. - Méthode & organisation
- Organiser la logistique des réunions,
- Organiser des séminaires ou événements internes,
- Organiser et planifier les voyages et déplacements (réservations, suivi et facturation),
- Assurer l'accueil physique des rdv et leur installation en salle,
- Assurer le relais avec les interlocuteurs internes et externes,
Compétences requises :
- Bonne connaissance des outils bureautiques (Pack Office, suite Google,),
- Processus de classement et d'archivage.
Savoir-faire professionnels / opérationnels :
- Utiliser des outils bureautiques (Pack Office, suite Google, etc.),
- Organiser les déplacements professionnels des responsables,
- Rédiger en autonomie dans le respect de la charte graphique tous documents ou supports administratifs,
- Faciliter la diffusion de l'information au sein de l'entreprise.
Aptitudes et qualités :
- Adapter et re-prioriser ses activités et son organisation face aux évolutions et aux contraintes,
- Respecter la confidentialité des informations traitées ou portées à sa connaissance,
- Adapter son comportement et son attitude en fonction de l'interlocuteur pour maximiser la qualité des échanges,
- Prioriser et planifier sa propre charge de travail,
- Rigueur et dynamisme sont essentiels à ce poste,
- Sens du service,
- Capacité relationnelle et rédactionnelle.
Horaires : 35 H/SEMAINE
Salaire entre 27 ET 30K€ annuels
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