informations générales
Courseulles-sur-Mer
Sous la responsabilité de la directrice du CCAS, l'assistant(e) de direction exerce ses missions auprès du CCAS et du service d'aide à domicile.
- Assurer un accueil téléphonique et physique de qualité du CCAS et du Service Aide à Domicile
- Filtrer les appels et orienter les interlocuteurs en donnant les premiers éléments de réponse ou en s'assurant de relayer la demande à l'interlocuteur en capacité de les fournir.
- Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel
- Identifier les demandes sociales et oriente vers les services compétents
- Identifier la nature et le degré d'urgence de la demande
- Assurer les tâches administratives du service
- Rechercher des informations, notamment réglementaires
- Gérer et traiter des données / informations : recueil, analyse, priorisation, diffusion, classement, suivi, archivage
- Assurer la circulation de l'information entre la direction et les différents services qui la composent.
- Organiser l'agenda et la prise de RDV de la directrice du CCAS et de la responsable du service d'aide à domicile en fonction des priorités,
- Assurer la logistique des réunions et préparer les dossiers correspondants.
- Saisir et mettre en forme les courriers et documents de formes et de contenus divers à destination interne ou externe : courriers, notes, ..
- A partir d'informations orales ou écrites, rédiger des courriers.
- Assurer la circulation des parapheurs, courriers, notes en interne et externe.
- Contribuer au montage de tout dossier élaboré par la direction et suivre certains dossiers en autonomie.
- Classer et archiver les dossiers
- Participer aux différentes réunions: prise de notes et rédaction des comptes rendus
- Utiliser les outils bureautiques (WORD, EXCEL, Internet, Outlook, Power point) et les logiciels métiers
Pour le SAD : Assiste la responsable du service aide à domicile dans l'organisation de l'activité des aides à domicile (planification des interventions et gestion des plannings, transmission de documents, suivi des absences et organisation des remplacements) et dans la préparation des éléments de paie
Sujétion particulière : Astreinte téléphonique un week-end sur deux
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- Filtrer les appels et orienter les interlocuteurs en donnant les premiers éléments de réponse ou en s'assurant de relayer la demande à l'interlocuteur en capacité de les fournir.
- Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel
- Identifier les demandes sociales et oriente vers les services compétents
- Identifier la nature et le degré d'urgence de la demande
- Assurer les tâches administratives du service
- Rechercher des informations, notamment réglementaires
- Gérer et traiter des données / informations : recueil, analyse, priorisation, diffusion, classement, suivi, archivage
- Assurer la circulation de l'information entre la direction et les différents services qui la composent.
- Organiser l'agenda et la prise de RDV de la directrice du CCAS et de la responsable du service d'aide à domicile en fonction des priorités,
- Assurer la logistique des réunions et préparer les dossiers correspondants.
- Saisir et mettre en forme les courriers et documents de formes et de contenus divers à destination interne ou externe : courriers, notes, ..
- A partir d'informations orales ou écrites, rédiger des courriers.
- Assurer la circulation des parapheurs, courriers, notes en interne et externe.
- Contribuer au montage de tout dossier élaboré par la direction et suivre certains dossiers en autonomie.
- Classer et archiver les dossiers
- Participer aux différentes réunions: prise de notes et rédaction des comptes rendus
- Utiliser les outils bureautiques (WORD, EXCEL, Internet, Outlook, Power point) et les logiciels métiers
Pour le SAD : Assiste la responsable du service aide à domicile dans l'organisation de l'activité des aides à domicile (planification des interventions et gestion des plannings, transmission de documents, suivi des absences et organisation des remplacements) et dans la préparation des éléments de paie
Sujétion particulière : Astreinte téléphonique un week-end sur deux
