Assistant / Assistante de direction

Présentation de la Croix-Rouge française :
Forte de ses 66 275 bénévoles et 16 700 salariés engagés en France comme à l'étranger, la Croix-Rouge française, c'est à la fois une association loi 1901 reconnue d'utilité publique, de volontaires engagés depuis plus de 150 ans sur de nombreux fronts de la lutte contre les précarités, et une entreprise à but non lucratif de services dans les champs sanitaire, social, médico-social et de la formation.

Missions :

Assurer le traitement et le suivi de dossiers
Rédiger tous types de courriers,
Elaborer des tableau de bord,
Gérer et suivre les contrats de partenariats et/ou conventions avec les différents prestataires et / ou tutelles,
Adresser les plannings des cours au Conseil Régional mensuellement,
Gestion des stages étudiants en I.F.C.S en lien avec le responsable pédagogique,
Classer et archiver les dossiers.

Orienter, renseigner et informer les différents interlocuteurs
Effectuer l'accueil physique et téléphonique,
Renseigner et orienter les interlocuteurs,
Rédiger et diffuser des notes de service et / ou d'information,
Réceptionner, ouvrir, enregistrer et trier le courrier,
Gérer et répartir les mails de la boite générique de l'établissement,
Réserver les salles.

Optimiser la gestion du temps de la Direction par ordre de priorité
Gérer l'agenda et les déplacements,
Gérer les demandes urgentes en cas d'absence ou de non disponibilité,
Préparer et organiser les différentes réunions, évènements.,
Participer aux réunions,
Prendre et noter et rédiger des comptes rendus

Analyser et remédier aux dysfonctionnements organisationnels et structurels
Participer au déploiement de la démarche qualité,
Gérer le service de l'accueil en cas d'absence de l'hôtesse,
Proposer et participer à l'implantation de nouvelles procédures administratives afin d'améliorer le bon fonctionnement du service et /ou de l'établissement,
Assurer le suivi de la gestion des :
Réclamations clients ainsi que les dossiers contentieux,
Fiches d'évènements indésirables.

Vous êtes placé(e) sous l'autorité directe du Directeur d'établissement.

Diplômes & expérience exigés : BTS « assistant de gestion » ou « assistant de direction »



Savoirs
- Maitrise de l'environnement CRf et de l'institut de formation,
- Connaissances des différents partenaires,
- Maîtrise du Pack Office (Word, Excel, PowerPoint)
- Connaissance des logiciels : GRR, Odyssée, Winifsi, Doodle,
- Posséder une aptitude à la communication écrite et orale ;
- Gestion Gmail et Agenda Google,

Savoirs faire techniques
- Être capable de concevoir des supports de suivi et de gestion,
- Être capable d'assurer un Reporting régulier des activités et diverses problématiques auprès de la Direction ;
- Être capable de concevoir des supports de suivi et de gestion ;
- Être capable de gérer simultanément plusieurs activités ;
- Être force de proposition ;


Savoirs faire relationnels
- Qualités relationnelles : sens de l'écoute, diplomatie, patience, maitrise de soi et disponibilité ;
- Être capable de travailler en autonomie et en équipe ;
- Faire preuve de confidentialité, discrétion et discernement ;
- Faire preuve d'objectivité et d'impartialité ;
- Anticiper, organiser, respecter les délais, avoir le sens des priorités ;