Assistant / Assistante de direction bilingue

Dans le cadre de son activité salariale, l'entreprise BILSTEINGROUP recherche un/une Rattaché(e) auprès du Directeur Général. En adéquation avec les fonctions de votre poste, vos missions vont être :

D'organiser / D'être réceptif auprès des clients / De coordonner.

Dans ce cadre vous allez :

Assurer l'accueil téléphonique et physique des visiteurs.
Prendre en charge la gestion de l'organisation d'événements internes et de salons professionnels.
Prendre en charge l'organisation des déplacements de l'ensemble des collaborateurs.
Assurer les commandes de fournitures de bureau, fournitures informatiques, fournitures maintenance, fournitures diverses.
Prendre en charge la supervision et la réalisation des cartes de visite Groupe.
Prendre en charge la gestion, la réception et la distribution du courrier. Vous allez organiser et assurer l'archivage des documents de l'entreprise.
Assurer le rôle de référente sanitaire : donc effectuer de la veille documentaire, être en charge des commandes d'articles sanitaires, appliquer les règles sanitaires mises en place par le Gouvernement.
Prendre en charge le partage des indicateurs d'activité & Activity Report
Assurer le lien avec les Gazelles sur la partie entretien et mise à disposition du 4X4

Vous allez être en charge des frais généraux.

Vous allez donc être la personne qui :

Construit et suit le budget Frais Généraux / investissements
Gère les contrats de Frais Généraux (électricité, gaz, eau, nettoyage des locaux, espaces verts, éco-pâturage, .)
Est en charge du suivi des assurances, des réparations, de l'organisation du planning des véhicules de la flotte automobile, et élabore la Car Policy avec le Courtier.
Suit l'ensemble des polices d'assurances avec le Groupe et le Courtier et gère les dossiers sinistres

Vous avez des responsabilités RSE

A ce titre, vous allez être la personne qui :

Est en charge du pilotage des actions engagées par l'entreprise pour agir positivement envers la société et l'environnement.
Assure la coordination avec le groupe sur les sujets liés à la RSE.
Participe aux projets énergétiques en lien avec le gestionnaire de maintenance

Vous avez des responsabilités en matière de maintenance

A ce titre, vous êtes la personne qui :

Collabore avec le gestionnaire de maintenance sur le suivi des actions en lien avec la maintenance du bâtiment et centralise les contrats des prestataires de maintenance
Construit et suit le budget maintenance/investissements

Vous avez des responsabilités informatiques

A ce titre, vous êtes la personne qui :

Assure le rôle de référente informatique : coordonne les actions avec le prestataire informatique, crée et suit des tickets IT, coordonne avec le Groupe les projets d'entreprise
Assure le suivi du parc informatique et téléphonique
Assure et suit la remise du matériel IT, téléphonique des collaborateurs
Les missions pourront évoluer en fonction de l'organisation de l'entreprise.