Assistant / Assistante de cabinet juridique

Le cabinet :

Notre client est un cabinet d'avocats indépendant nouvellement créé, entièrement dédié à la pratique de l'arbitrage international.

Notre client est spécialisé dans les litiges internationaux globaux, de grande valeur, complexes et politiquement sensibles portés devant les tribunaux d'arbitrage internationaux. Notre client traite également les procédures d'annulation et les procédures contentieuses liées à l'arbitrage devant les tribunaux nationaux français et étrangers. En outre, ils apportent des conseils sur les clauses de règlement des différends, la protection des traités d'investissement, la négociation et la médiation.

L'expertise de notre client en matière d'arbitrage international a été largement reconnue dans de nombreux classements tels que Legal 500, Chambers, Global Arbitration Review et Who's Who Legal.

Le poste :

Nous recherchons un(e) nouveau(elle) assistant.e juridique pour rejoindre un cabinet en pleine croissance. Les secrétaires juridiques jouent un rôle crucial en apportant leur soutien à l'équipe juridique, y compris aux associés, en effectuant une série de tâches administratives. Rejoignant une équipe soudée, le candidat retenu aura une charge de travail variée.

Les tâches :

- Gestion quotidienne des courriels, des appels téléphoniques, du transfert d'appels et de la prise de messages
- Gestion de l'agenda, la planification et l'organisation de réunions et d'événements internes et externes
- Production de documents complexes et la préparation de rapports, le cas échéant
- Aide à la rédaction de la correspondance en français et en anglais, et idéalement en espagnol, et relecture le cas échéant.
- Ouvrir et suivre les dossiers des clients, y compris remplir toute la correspondance et la documentation
- Participer à l'impression et à la gestion des documents pour les réunions avec les clients
- Participer à la mise en place des salles de réunion, notamment en accueillant les nouveaux visiteurs
- Coordonner les plans de voyage et les itinéraires, y compris la recherche et la réservation d'hôtels et de moyens de transport.
- Ader à signaler et à faire remonter les problèmes informatiques au service d'assistance de l'entreprise
- Contrôler le courrier et les courriers entrants et sortants.
- Communiquer avec les clients externes en ce qui concerne les demandes de renseignements et les questions administratives.

Exigences principales

Nous recherchons des candidats motivés et très organisés, passionnés par la fourniture d'un soutien de haute qualité aux équipes juridiques et qui s'épanouiraient dans un environnement de collaboration et de soutien.

Profil :

- Une expérience acquise dans un rôle de secrétariat ou d'administration dans un environnement de services professionnels.
- Une expérience préalable en secrétariat juridique dans un environnement similaire serait souhaitable.
- Des compétences exceptionnelles en communication écrite et orale en anglais, en français et idéalement en espagnol.
- Expérience de travail dans un environnement très actif avec la capacité de rester calme sous pression
- Très organisé(e) et capable de gérer des tâches multiples
- Excellent souci du détail et capacité à produire un travail d'une grande précision.
- Une approche proactive et collaborative, avec la capacité de travailler efficacement dans un environnement d'équipe.
- Solides compétences en matière de production de documents
- Maîtrise de la suite Microsoft Office
- Une expérience de l'utilisation d'Ignite, d'Exhibit Manager et d'iManage serait bénéfique, mais pas indispensable.
- Une expérience dans le traitement d'informations confidentielles et dans le maintien d'un haut niveau d'intégrité à tout moment.