Assistant / Assistante achat

Le Centre de Gérontologie Les Abondances-Le Rouvray (CGA) est un Établissement public de santé implanté au cœur de la ville de Boulogne-Billancourt (92) et desservi par les transports en commun (ligne 10 du métro).

L'Établissement recherche une(e) Gestionnaire Achat & Facturation dans le cadre d'un contrat à durée indéterminé (CDI) qui sera rattaché à la Direction administrative et Financière

MISSIONS PRINCIPALES

Le gestionnaire des services économiques a pour missions, sous la responsabilité du responsable des services économiques :
- D'accompagner les services dans leurs demandes d'achat en fonction des besoins (demande de devis aux fournisseurs), dans le suivi de leurs commandes et de la livraison/facturation
- De réaliser des réclamations auprès des fournisseurs et assurer le suivi
- De garantir la fiabilité du process d'approvisionnement :
o Saisie des bons de commande sur marché et hors marché (logiciel métier HEXTANT)
o Saisie des marchés (pharmacie, services économiques) et suivi (mise à jour, avenant, évolution des prix, réception, paiement des factures)
o Transmission des bons de commandes aux fournisseurs
o Rapprochement des bons de livraison
o Contrôler les facturations en cas d'écart
o Contrôle du service fait
o Liquidation des factures
o Effectuer les relances fournisseurs et régler les litiges relatifs aux commandes
o Participer à la clôture annuelle

Le gestionnaire travaillera principalement sur le secteur de la pharmacie mais doit développer une polyvalence pour intervenir dans tous les autres secteurs d'achats selon les consignes du responsable :

1- Fournitures de biens et services, prestations médicales, stocks et investissements

- Traitement des demandes d'achats des services
- Commande, réception
- Contrôle du service fait
- Contrôle et liquidation des factures
- Relance fournisseurs, traitement des litiges

2- Suivi des stocks et investissements

- Saisie et mise à jour du tableau de suivi des investissements
- Étiquette d'inventaire
- Rédaction des fiches d'investissement
- Déclassement du matériel
- Gestion stock papier imprimante

3- Suivi budgétaire des comptes concernés par ces domaines d'attribution

- Engagement des dépenses prévisibles (bio-nettoyage, électricité, gaz, téléphonie, maintenance, contrôle règlementaires, etc.)
- Renseignement de tableaux de suivi (kiné, plateforme des aidants, CNR.)

4- Autres missions

- Pré-établissement des demandes de virements de crédits
- Gestion des litiges assurances (notamment véhicules et usagers)
- Réception, tri et enregistrement du courrier pour la Direction
- Classement des bons de commande

NB : les achats pour la cuisine sont gérés par le service restauration.


RELATIONS HIÉRARCHIQUES ET FONCTIONNELLES

- Le responsable des services économiques
- Le Directeur des approvisionnements, de la logistique et du patrimoine
- L'adjoint au directeur

Relations fonctionnelles

En interne :
- La Direction des finances
- Tous les services de l'établissement

En externe :
Fournisseurs
Trésorerie
La Direction des achats du GHT 92

COMPÉTENCES ET QUALITÉS REQUISES

Formation et/ou qualifications

- BAC +3 à 5 en comptabilité ou en Logistique et Achats
- Notions de comptabilité publique requises, connaissance de la réglementation des marchés publics et des impératifs de la procédure budgétaire

Connaissances particulières

- Maîtrise de l'outil informatique (notamment Excel)
- Gestion administrative, économique et financière
- Analyser un marché, fournisseurs/clients, correspondant à son domaine de compétence
- Analyser des données, des tableaux de bord et justifier des résultats relatifs aux activités de son domaine
- Classer des données, des informations, des documents de diverses natures
- Évaluer la pertinence / la véracité des données, et / ou informations
- Identifier et être à l'aise dans l'analyse de données.