informations générales
Rhône
Dans le cadre d'une absence temporaire d'un salarié, le Service des Relations Internationales de l'Université recrute en CDD jusqu'à mi-juin 2025 un.e assistant.e d'institut à temps plein.
La mission comportera les tâches principales suivantes :
Appui à la direction, secrétariat, accueil :
- Gérer et suivre les agendas (prise de rendez-vous), préparer les réunions, les évènements du service,
- Filtrer et rediriger les appels,
- Réaliser des tâches courantes de secrétariat (préparation et envoi de mailings, envoi et réception du courrier), saisie et mis en page de documents,
- Etre en mesure d'orienter les étudiants internationaux vers les bons interlocuteurs, lieux et services,
- Réaliser la comptabilité du service, assurer le suivi des factures, justifier les dépenses,
- Procéder aux commandes de fournitures administratives courantes et aux commandes auprès des Moyens Généraux (réceptions, etc.),
- Organiser le tri, le classement et l'archivage de documents et dossiers (papier et numérique),
- Etablir les indicateurs du service et suivre ces indicateurs de manière régulière,
- Gérer le programme de mobilité France Education International (assistants de français à l'étranger),
- De manière générale, assister sur le plan administratif et logistique la direction des Relations Internationales sur les actions et projets relevant de ses missions.
Organisation des déplacements
- Etablissement des ordres de mission,
- Réservations : transports, hôtels, etc.,
- Suivi des aspects logistiques jusqu'au déplacement (agenda ; échanges avec les prestataires, les partenaires).
Coordination des visites de délégations étrangères
- Etablissement de l'agenda de visite,
- Suivi des étapes en amont,
- Rédaction de lettres d'invitation.
Communication
- Rédiger et mettre à jour des contenus, traductions FR-ENG (site web, mails, supports de communication),
- Gérer les supports de communication du service des Relations Internationales : mises à jour et lien avec le service Communication (fact sheet, guides entrants et sortants, plaquette institutionnelle, etc.) et contact des prestataires externes (imprimeurs, etc.),
- Participer à la mise à jour des contenus RI FR et EN disponibles sur le site web de l'UCLy (Wordpress).
Ces tâches sont susceptibles d'être complétées par des missions d'appui en fonction des besoins du service, notamment :
- Saisie des dossiers Erasmus + sur la plateforme Mobility Tool et saisie des partenariats inter-institutionnels européens sur le Dashboard,
- Mise à jour des contacts partenaires internationaux,
- Prospection d'universités (principalement) européennes en vue de l'établissement de nouveaux accords d'échange ;
- Suivi des conventions hors-Europe (mise à jour des informations) en lien avec la personne en charge des conventions,
Profil
- Formation Bac + 2 minimum
- Maîtrise des outils de bureautique (Word, Excel, powerPoint, messagerie électronique)
- Bonne maîtrise de l'anglais
- Rigueur, fiabilité, organisation, autonomie
- Sens de l'accueil relationnel, capacité d'adaptation aux différents publics
- Capacité à travailler en équipe
- La connaissance du logiciel Mobility Online est un plus
Date de début : dès que possible
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Appui à la direction, secrétariat, accueil :
- Gérer et suivre les agendas (prise de rendez-vous), préparer les réunions, les évènements du service,
- Filtrer et rediriger les appels,
- Réaliser des tâches courantes de secrétariat (préparation et envoi de mailings, envoi et réception du courrier), saisie et mis en page de documents,
- Etre en mesure d'orienter les étudiants internationaux vers les bons interlocuteurs, lieux et services,
- Réaliser la comptabilité du service, assurer le suivi des factures, justifier les dépenses,
- Procéder aux commandes de fournitures administratives courantes et aux commandes auprès des Moyens Généraux (réceptions, etc.),
- Organiser le tri, le classement et l'archivage de documents et dossiers (papier et numérique),
- Etablir les indicateurs du service et suivre ces indicateurs de manière régulière,
- Gérer le programme de mobilité France Education International (assistants de français à l'étranger),
- De manière générale, assister sur le plan administratif et logistique la direction des Relations Internationales sur les actions et projets relevant de ses missions.
Organisation des déplacements
- Etablissement des ordres de mission,
- Réservations : transports, hôtels, etc.,
- Suivi des aspects logistiques jusqu'au déplacement (agenda ; échanges avec les prestataires, les partenaires).
Coordination des visites de délégations étrangères
- Etablissement de l'agenda de visite,
- Suivi des étapes en amont,
- Rédaction de lettres d'invitation.
Communication
- Rédiger et mettre à jour des contenus, traductions FR-ENG (site web, mails, supports de communication),
- Gérer les supports de communication du service des Relations Internationales : mises à jour et lien avec le service Communication (fact sheet, guides entrants et sortants, plaquette institutionnelle, etc.) et contact des prestataires externes (imprimeurs, etc.),
- Participer à la mise à jour des contenus RI FR et EN disponibles sur le site web de l'UCLy (Wordpress).
Ces tâches sont susceptibles d'être complétées par des missions d'appui en fonction des besoins du service, notamment :
- Saisie des dossiers Erasmus + sur la plateforme Mobility Tool et saisie des partenariats inter-institutionnels européens sur le Dashboard,
- Mise à jour des contacts partenaires internationaux,
- Prospection d'universités (principalement) européennes en vue de l'établissement de nouveaux accords d'échange ;
- Suivi des conventions hors-Europe (mise à jour des informations) en lien avec la personne en charge des conventions,
Profil
- Formation Bac + 2 minimum
- Maîtrise des outils de bureautique (Word, Excel, powerPoint, messagerie électronique)
- Bonne maîtrise de l'anglais
- Rigueur, fiabilité, organisation, autonomie
- Sens de l'accueil relationnel, capacité d'adaptation aux différents publics
- Capacité à travailler en équipe
- La connaissance du logiciel Mobility Online est un plus
Date de début : dès que possible
