Assistant administratif / Assistante administrative

L'Assistant(e) Administratif(ve) Polyvalent(e) est un personnage central de l'entreprise : Il est la première personne avec laquelle on entre en relation dans l'entreprise. Son accueil détermine souvent l'image que l'on aura de l'entreprise. Il assure la gestion et le suivi administratif des dossiers techniques (conformité des offres, planification des interventions, suivi qualité ...) et l'organisation Administrative de la structure (classement, cahier des appels, récapitulatif fournisseurs/clients, contrôle des interventions dans les délais.).
Parallèlement, l'assistant(e) devra développer des qualités de relations humaines, intra et extra entreprise pour assurer le bon fonctionnement de l'entreprise et plus spécifiquement les relations avec les personnels internes (techniciens expérimentés, personnel de chantier et la comptabilité) et les personnels externes (maître d'œuvre, maître d'ouvrage, clients, fournisseurs...) et d'une manière plus générale les différents intervenants que ce soit en amont ou en aval de l'intervention.

ACTIVITÉS
- Accueillir physiquement et identifier les intervenants extérieurs (clients, visiteurs clients et prospects, coursiers, livreurs.),
- Gérer les autorisations d'accès et d'entrée dans les bureaux,
- Filtrer les appels et les orienter,
- Transmettre les communications,
- Prendre des messages et les transmettre aux bons interlocuteurs
- Renseigner toute personne qui le souhaite sur l'entreprise,
- Assurer de petits travaux de secrétariat, tels que l'affranchissement du courrier, la réception et la distribution de mail et du courrier, la préparation des salles de réunion, la prise de rendez-vous, le rangement de documents administratifs.
- Accompagner l'organisation du temps du dirigeant
- Mission prioritaire en assistante de planification avec comme objectif principal le taux de staffing des intervenants (organisation des interventions en conformité avec l'avant-vente, le responsable de chantier et la direction). Compétences nécessaires :
- Gestion d'un standard à lignes multiples
- Maîtrise d'Excel, Word, PowerPoint, outlook
- Éventuelle maîtrise des logiciels de facturation selon le type d'entreprise
- Soutien et assure un back up en avant-vente et plus spécifiquement sur la maitrise de la planification des interventions
- Relais incontournable entre le management et les équipes de techniciens

COMPÉTENCES

- Posséder une connaissance technique des logiciels courants (pack office, gestion des plannings ...)
- Une connaissance du métier de plombier chauffagiste serait un plus
- Aider la coordination des prestataires, des fournisseurs, de l'ensemble des intervenants
- Affecter et contrôler les personnels sur les postes de travail
- Suivre l'état d'avancement des chantiers jusqu'à leur bonne réception
- Aide à planifier et anticiper l'activité en respectant la qualité, les délais et les budgets affectés
- Connaître la réglementation en matière d'hygiène et de sécurité, la démarche qualité et un peu de droit du travail,
- Informer les ouvriers du chantier en cas de demande de leur part.

- Faire preuve de vigilance dans la durée
- Etre capable de détecter une situation anormale et la régler
- S'intégrer dans l'équipe et faire preuve de coopération
- Avoir conscience des conséquences de ses comportements sur le travail collectif
- Intégrer des recommandations et d'adapter son comportement professionnel
- Mettre en œuvre le relationnel adapté pour communiquer avec ses collègues et sa hiérarchie