informations générales
Grenoble
Notre institut de formation de Grenoble propose les formations en soins infirmiers, aides-soignants et auxiliaires de puériculture.
C'est au sein de notre site de Grenoble que nous recrutons un Technicien administratif F/H
Date de prise de poste souhaitée : 17/03/2025
Assurer le secrétariat pédagogique et administratif de la section de formation Soins infirmiers, Aides-Soignants et Auxiliaires de puériculture, en liaison avec toutes les personnes concernées : apprenants, formateurs, directions
Vous assurerez l'accueil physique et téléphonique :
* Gérer le standard avec suivi sur logiciel IMAGINE
* Prendre les messages et orienter le public
* Primo renseignements
Vous assurerez la réception, le traitement et la diffusion de l'information :
* Traiter le courrier départ, arrivée
* Affranchir le courrier
* Diffuser l'information en général
* Mettre à jour les écrans d'accueil
Vous assurerez la gestion administrative de la scolarité :
* Réaliser la reprographie : documents pédagogiques et administratifs
* Saisir et importer plannings des apprenants selon logiciel SoWeSign
* Mettre à jour plannings des salles sur Drive et suivi des réservations
* Suivre les bordereaux d'absence et saisir les absences sur logiciel métier (BL scolarité) et financeur (Kairos)
* Gérer les accidents du travail des apprenants
* Pointer les dossiers de sélections AS / AP / SI avant diffusion au secrétariat de section
* Suivre les dossiers de sélection incomplets
* Pointer et suivre les documents de rentrée des futurs apprenants en amont des pré-rentrées
* Participer au classement et à l'archivage des documents pédagogiques
Vous participerez à la vie du site :
* Participer à la gestion administrative des activités
* Suivre les demandes de réservation des véhicules de service
* Gérer les fournitures administratives
* Réceptionner les commandes / livraisons
* Gérer les demandes SAV : copieurs, machines boissons
* Gérer le SSI
* Participer aux évènements : JPO, salons, ..
* Participer aux réunions institutionnelles
Expérience exigée. Connaissance Pack Office et Google Drive indispensable.
SAVOIRS
* Connaitre les valeurs de la Croix-Rouge française et ses orientations stratégiques,
* Connaitre l'organisation, le fonctionnement et les circuits de décision de la structure
* Connaitre l'offre et la règlementation de la formation
* Connaitre les techniques de gestion administrative et de secrétariat
SAVOIRS FAIRE TECHNIQUES
* Identifier, traiter la demande et son degré d'urgence
* Savoir hiérarchiser et organiser son activité selon les contraintes et échéances
* Maîtriser les procédures définies et validées
* Maîtriser l'environnement bureautique / informatique
* Savoir trier, classer et archiver les documents
* Rendre compte de ses activités
* Transmettre les informations
* Communiquer en s'adaptant selon les interlocuteurs internes / externes
* Mettre en œuvre les techniques d'accueil et de reformulation
SAVOIRS FAIRE RELATIONNELS
* S'adapter
* Collaborer
* Anticiper
* Communiquer
* Rendre compte à sa hiérarchie
* Faire preuve de Rigueur, Méthode
* Faire preuve d'initiative
* Gérer son Autonomie
* Faire preuve de Prise de recul et de distanciation
* Faire preuve d'équité, de loyauté
* Faire preuve de Réactivité
* Être force proposition
En savoir plus sur cette annonce sur le site de notre partenaireC'est au sein de notre site de Grenoble que nous recrutons un Technicien administratif F/H
Date de prise de poste souhaitée : 17/03/2025
Assurer le secrétariat pédagogique et administratif de la section de formation Soins infirmiers, Aides-Soignants et Auxiliaires de puériculture, en liaison avec toutes les personnes concernées : apprenants, formateurs, directions
Vous assurerez l'accueil physique et téléphonique :
* Gérer le standard avec suivi sur logiciel IMAGINE
* Prendre les messages et orienter le public
* Primo renseignements
Vous assurerez la réception, le traitement et la diffusion de l'information :
* Traiter le courrier départ, arrivée
* Affranchir le courrier
* Diffuser l'information en général
* Mettre à jour les écrans d'accueil
Vous assurerez la gestion administrative de la scolarité :
* Réaliser la reprographie : documents pédagogiques et administratifs
* Saisir et importer plannings des apprenants selon logiciel SoWeSign
* Mettre à jour plannings des salles sur Drive et suivi des réservations
* Suivre les bordereaux d'absence et saisir les absences sur logiciel métier (BL scolarité) et financeur (Kairos)
* Gérer les accidents du travail des apprenants
* Pointer les dossiers de sélections AS / AP / SI avant diffusion au secrétariat de section
* Suivre les dossiers de sélection incomplets
* Pointer et suivre les documents de rentrée des futurs apprenants en amont des pré-rentrées
* Participer au classement et à l'archivage des documents pédagogiques
Vous participerez à la vie du site :
* Participer à la gestion administrative des activités
* Suivre les demandes de réservation des véhicules de service
* Gérer les fournitures administratives
* Réceptionner les commandes / livraisons
* Gérer les demandes SAV : copieurs, machines boissons
* Gérer le SSI
* Participer aux évènements : JPO, salons, ..
* Participer aux réunions institutionnelles
Expérience exigée. Connaissance Pack Office et Google Drive indispensable.
SAVOIRS
* Connaitre les valeurs de la Croix-Rouge française et ses orientations stratégiques,
* Connaitre l'organisation, le fonctionnement et les circuits de décision de la structure
* Connaitre l'offre et la règlementation de la formation
* Connaitre les techniques de gestion administrative et de secrétariat
SAVOIRS FAIRE TECHNIQUES
* Identifier, traiter la demande et son degré d'urgence
* Savoir hiérarchiser et organiser son activité selon les contraintes et échéances
* Maîtriser les procédures définies et validées
* Maîtriser l'environnement bureautique / informatique
* Savoir trier, classer et archiver les documents
* Rendre compte de ses activités
* Transmettre les informations
* Communiquer en s'adaptant selon les interlocuteurs internes / externes
* Mettre en œuvre les techniques d'accueil et de reformulation
SAVOIRS FAIRE RELATIONNELS
* S'adapter
* Collaborer
* Anticiper
* Communiquer
* Rendre compte à sa hiérarchie
* Faire preuve de Rigueur, Méthode
* Faire preuve d'initiative
* Gérer son Autonomie
* Faire preuve de Prise de recul et de distanciation
* Faire preuve d'équité, de loyauté
* Faire preuve de Réactivité
* Être force proposition
