Assistant administratif / Assistante administrative

En tant qu'Assistant/te prestations de service vous êtes garant du bon fonctionnement des équipements et de la satisfaction des locataires. Vous accompagnez la mise en place des contrats d'entretien et des différents accords-cadres et veillez à la bonne exécution des marchés. Vous vous placez en soutien des agences locales avec lesquelles vous entretenez des relations étroites sur les équipements individuels (chauffage, chauffe-eau, robinetterie .) et collectifs (chaufferie, VMC, automatismes, bacs roulants.).

Gestion administrative des contrats en cours et suivi global
* Échanges au quotidien avec les divers fournisseurs et agences (mail/téléphone)
* Tenue d'une Base de Données (BDD) par type de prestation
* Information des agences
* Suivi des transferts de contrat en cas de passage en copropriété
* Suivi, anticipation et rédaction des avenants (vente / ajout en +/-, transfert etc.)
* Saisie des marchés et avenants
* Suivi des résiliations
* Suivi des marchés et achat d'énergie
* Saisie des factures
* Gestion administrative, suivi et traitement des devis et factures travaux et hors contrat.
* Organisation de réunions avec les fournisseurs : planification, rédaction des comptes-rendus
* Suivi des visites d'entretien
* Rédaction / envoi de courriers et suivi des LRAR

Gestion administrative des marchés en cours
* Échange au quotidien avec les divers fournisseurs et agences (mail/téléphone)
* Tenue d'une BDD par type de prestation
* Information des agences
* Enregistrement et suivi des marchés
* Rédaction, envoi, publication et suivi des avenants en +/-
* Réception et traitement des factures
* Envoi aux fournisseurs des revalorisations tarifaires
* Suivi des résiliations
* Rédaction / envoi de courriers et suivi des LRAR

Anticipation/ préparation et suivi des marchés et contrats
* Suivi des contrats arrivant à échéance avec rédaction des courriers de résiliation et mise à jour de la BDD
* Anticipation et création des marchés à venir (préparation des bordereau des prix unitaires (BPU) au fur et à mesure des résiliations et des demandes d'agence)
* Réunion d'échanges avec le/la responsable du pôle et le/la gestionnaire marchés.
* Saisie en Marco et AWS des marchés et suivi
* Etablissement des listings locataires
* Rédaction / envoi de courriers et suivi des LRAR
* rend compte de son activité à sa hiérarchie

Accompagnement des agences et services internes
* Échanges au quotidien avec nos équipes internes (mails, téléphone, .)
* Rédaction d'avenants ou d'ordres de services.
* Suivi des demandes de mise en place de contrats par nos agences / marques / services internes

Divers
* Organisation des agendas, réunions et rendez-vous
* Gestion des mails et du courrier
* Accueil téléphonique
* Rédaction et envoi de mailings
* Classement
* Suivi des demandes de fibre optique

Info complémentaires :
Poste ouvert dans le cadre d'un renfort, à pourvoir dès que possible, basé à BOURG-EN-BRESSE.
35 h par sem sur 5 ou 4,5 j / Horaires flexibles.
Télétravail possible 1 j/sem dans le cadre d'un accord d'entreprise.

Rémunération à partir de 1 876,31 € brut mensuel.
13ème mois + 6ème sem de CP + Carte titres restaurants + mutuelle familiale prise en charge à 100% + CE + intéressement éventuel.

* Bac/Bac +2 Assistant PME/PMI ou Support à l'action managériale
* 2 ans d'exp minimum souhaité
* Maîtrise du pack office exigée
* Connaissance des Logiciels ARAVIS / GRC / AWS / MARCO WEB serait un plus.