Assistant administratif / Assistante administrative

Sous la responsabilité de la responsable des marchés publics, vous aurez en charge la gestion administrative des dossiers marchés publics et des assurances.

Sous la responsabilité du directeur du pôle, vous assurez la gestion administrative des dossiers de demande de subventions.

Activités
1. Gestion administrative des marchés publics
- Participer à l'organisation des commissions d'appel d'offre (CAO)
- Rédiger les documents nécessaires à la procédure
- Notifier les marchés
- Préparer les tableaux d'analyse des candidatures
- Préparer et envoyer les dossiers au contrôle de légalité
- Assurer la continuité du service des marchés publics en lien avec le Directeur du Pôle

2. Gestion administrative des assurances
- Gérer les sinistres lorsqu'ils surviennent
- Assurer le suivi des dossiers jusqu'à leur terme
- Effectuer les relances nécessaires

3. Gestion administrative des recettes d'investissement
- Actualiser la base documentaire sur les dispositifs de financement,
- Aider à établir les dossiers de demandes, acomptes et soldes de subventions et les transmettre aux différents financeurs.
- Prise de note lors des différentes rencontres.

4. Actions communes
- S'assurer du bon respect des échéances et délais en fonction des dossiers traités (marchés publics, assurances, subventions)
- Élaborer et mettre à jour au fur et à mesure les tableaux de bord nécessaire au bon suivi des dossiers
- Élaborer et mettre à jour la base de données sur service afin de permettre une analyse des activités
- Procéder à l'archivage des dossiers selon les règles

Profil souhaité
- Bac +2 / 3, gestion, administration, droit
- Expérience souhaitée d'un an minimum sur un poste d'assistant administratif en collectivité territoriale
- Maîtrise de l'outil informatique
- Maîtrise Excel plus particulièrement

Compétences requises pour le poste
- Bonnes connaissances des collectivités et de leur fonctionnement
- Connaissance du cadre juridique de la commande publique

Qualités requises pour le poste
- Méthode, rigueur et respect des délais
- Gestion des urgences et des imprévus
- Sens des responsabilités : rigueur, discrétion, sens du service public
- Communication
- Travail en équipe

Conditions du poste
- Horaires de travail : 35 h40 en journée ;
- Possibilité de répartir la semaine de travail sur 4,5 jours ou 5 jours ;
- Poste partiellement télétravaillable, délai de carence d'un à trois mois pour la prise de poste ;
- Accès à la formation.
- Prestations sociales : restaurant inter-entreprise (tarifs avantageux), prise en charge mobilité douce, participation employeur à la mutuelle, prestations Sociales et Culturelles