informations générales
Toulouse
La Direction des Affaires Financières à pour mission de faire respecter la liberté d'accès à la commande publique, de l'égalité de traitement des candidats et de la transparence des procédures établies dans le cadre de la politique d'achat de l'établissement.
Vous intégrerez une équipe de 3 agents et vous serez rattaché.e hiérarchiquement au Responsable du pôle Achats
Vos principales activités consisteront à :
1/ Assurer les opérations de gestion courante en relation avec le domaine d'activité du Pôle Achats et assurer la gestion des AOT :
Saisie, mise en forme des documents divers (courriers rapports., les reproduire et les diffuser) : convocations CAO, rapports de présentation, PV de CAO etc..
Transmission des pièces du marché à l'agent comptable, au(x) service(s) prescripteur(s), aux gestionnaires financiers
Organisation des réunions notamment commission marchés à la demande du Chef de service et du chargé des achats
2/ Assurer et garantir la mise à jour des bases de données et des logiciels dédiés :
SIFAC : suivi de l'éxécution des marchés ; gestion des seuils des différents codes nacres, création des opérations et des unités fonctionnelles dérogatoires ;
Diffusion des informations relatives aux marchés sur la page l'ENT du pôle Achats;
Mise à jour des bases de données MAEE et LACT
3/ Contribue aux différentes analyses et synthèses effectuées par le Pôle Achats :
Elaboration de tableaux de suivi via des extractions du logiciel SIFAC à la demande
Elaboration des documents à diffusion interne notamment pour le Conseil d'Administration
Mise à jour des données transmissibles à l'AMUE et DAE (exemple données Appach)
Analyse des dépenses d'un marché en vue de pouvoir redéfinir les besoins lors de la relance de la procédure
Compétences attendues :
- Maîtrise des outils bureautiques Pack office et notamment de l'outil Excel
- Bonne connaissance du logiciel SIFAC, de l'internet (en particulier de l'ENT) et de la plate achats de l'Etat "Place"
- Maitrise des techniques d'élaboration de documents
- Maitrise des techniques d'accueil téléphonique et physique et techniques de communication
- Sens de l'organisation, de l'anticipation (planification) et du travail dans des délais souvent contraints
- Maîtrise rédactionnelle
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Vos principales activités consisteront à :
1/ Assurer les opérations de gestion courante en relation avec le domaine d'activité du Pôle Achats et assurer la gestion des AOT :
Saisie, mise en forme des documents divers (courriers rapports., les reproduire et les diffuser) : convocations CAO, rapports de présentation, PV de CAO etc..
Transmission des pièces du marché à l'agent comptable, au(x) service(s) prescripteur(s), aux gestionnaires financiers
Organisation des réunions notamment commission marchés à la demande du Chef de service et du chargé des achats
2/ Assurer et garantir la mise à jour des bases de données et des logiciels dédiés :
SIFAC : suivi de l'éxécution des marchés ; gestion des seuils des différents codes nacres, création des opérations et des unités fonctionnelles dérogatoires ;
Diffusion des informations relatives aux marchés sur la page l'ENT du pôle Achats;
Mise à jour des bases de données MAEE et LACT
3/ Contribue aux différentes analyses et synthèses effectuées par le Pôle Achats :
Elaboration de tableaux de suivi via des extractions du logiciel SIFAC à la demande
Elaboration des documents à diffusion interne notamment pour le Conseil d'Administration
Mise à jour des données transmissibles à l'AMUE et DAE (exemple données Appach)
Analyse des dépenses d'un marché en vue de pouvoir redéfinir les besoins lors de la relance de la procédure
Compétences attendues :
- Maîtrise des outils bureautiques Pack office et notamment de l'outil Excel
- Bonne connaissance du logiciel SIFAC, de l'internet (en particulier de l'ENT) et de la plate achats de l'Etat "Place"
- Maitrise des techniques d'élaboration de documents
- Maitrise des techniques d'accueil téléphonique et physique et techniques de communication
- Sens de l'organisation, de l'anticipation (planification) et du travail dans des délais souvent contraints
- Maîtrise rédactionnelle
