informations générales
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Ce poste est rattaché à l'un des services de la direction générale déléguée aux affaires juridiques et institutionnelles (DGd-AJI), qui regroupe 20 agents. Placé sous l'autorité de la directrice générale déléguée adjointe aux affaires juridiques et institutionnelles, l'assistant(e) assure le secrétariat et la gestion de certaines instances de l'Université, notamment les conseils centraux, le comité social d'administration et la formation spécialisée en matière de santé, de sécurité et de conditions de travail.
Missions principales :
- Assurer le bon fonctionnement des instances : élaborer et actualiser le calendrier ainsi que les rétroplannings, organiser les séances du conseil académique, du conseil d'administration et des instances du dialogue social (comité social d'administration et sa formation spécialisée en santé, sécurité et conditions de travail), ainsi que leurs réunions préparatoires.
- Gérer la communication et la documentation : rédiger et diffuser les ordres du jour, convocations et documents associés aux membres des instances et conseils (mailings, dépôt et gestion électronique de documents) en veillant à leur mise à jour.
- Assurer la logistique des réunions : organiser les séances en présentiel ou en visioconférence (Réservation de salle, du matériel adapté, accueil, gestion des présences, suivi du quorum et des votes, prise de notes) et garantir la disponibilité des dossiers nécessaires.
- Rédiger et formaliser les décisions : rédiger des projets de fiches de synthèse, relevés d'avis, délibérations et procès-verbaux, assurer leur relecture, correction et diffusion.
- Gérer les obligations réglementaires : transmettre les actes au contrôle de légalité, publier les décisions et anticiper les fins de mandat en lien avec les responsables des élections.
- Mettre à jour et suivre les données : actualiser les bases de données, transmettre les indicateurs et assurer l'archivage les documents liés aux séances.
- Participer à l'amélioration continue : contribuer à la démarche qualité de la DGD-AJI par la mise à jour des procédures et l'actualisation des pages intranet.
Le poste implique quelques déplacements, principalement à Marne-la-Vallée, lors des séances organisées en présentiel et une disponibilité lors des séances en coordination au sein de l'équipe. Télétravail possible jusqu'à deux jours.
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- Assurer le bon fonctionnement des instances : élaborer et actualiser le calendrier ainsi que les rétroplannings, organiser les séances du conseil académique, du conseil d'administration et des instances du dialogue social (comité social d'administration et sa formation spécialisée en santé, sécurité et conditions de travail), ainsi que leurs réunions préparatoires.
- Gérer la communication et la documentation : rédiger et diffuser les ordres du jour, convocations et documents associés aux membres des instances et conseils (mailings, dépôt et gestion électronique de documents) en veillant à leur mise à jour.
- Assurer la logistique des réunions : organiser les séances en présentiel ou en visioconférence (Réservation de salle, du matériel adapté, accueil, gestion des présences, suivi du quorum et des votes, prise de notes) et garantir la disponibilité des dossiers nécessaires.
- Rédiger et formaliser les décisions : rédiger des projets de fiches de synthèse, relevés d'avis, délibérations et procès-verbaux, assurer leur relecture, correction et diffusion.
- Gérer les obligations réglementaires : transmettre les actes au contrôle de légalité, publier les décisions et anticiper les fins de mandat en lien avec les responsables des élections.
- Mettre à jour et suivre les données : actualiser les bases de données, transmettre les indicateurs et assurer l'archivage les documents liés aux séances.
- Participer à l'amélioration continue : contribuer à la démarche qualité de la DGD-AJI par la mise à jour des procédures et l'actualisation des pages intranet.
Le poste implique quelques déplacements, principalement à Marne-la-Vallée, lors des séances organisées en présentiel et une disponibilité lors des séances en coordination au sein de l'équipe. Télétravail possible jusqu'à deux jours.
