informations générales
Villetaneuse
Intitulé du poste : Gestionnaire du planning, des examens et référent.e handicap des étudiant.e.s - F/H
Catégorie : B
Quotité d'affectation sur le poste : 100%
Contexte de travail
Site d'affectation : Université Sorbonne Paris Nord (USPN) / Campus de Villetaneuse
Composante / Service : UFR Lettres, Langues Sciences humaines et des Sociétés (LLSHS)
Composition du service (effectifs) : 40
Fonction d'encadrement : non
Rattachement hiérarchique : Directrice administrative UFR LLSHS
Missions principales et description du poste
Organisation des sessions d'examens
Établissement des plannings des examens/seconde chance dans le cadre d'un portefeuille dédié (2 agents) : 4 mentions de licence/8 ; 5 mentions de master/11, en collaboration avec les directeurs des départements, responsables d'année, gestionnaires pédagogiques (11)
Mise à jour des tableaux supports et des coordonnées des enseignants titulaires, contractuels et vacataires
Réservation des salles et saisie dans le logiciel Hyper planning
Suivi des commandes et préparation des sujets d'examens
Gestion et suivi d'un formulaire pour les demandes de copies (CC) en ligne
Gestion des sujets d'examens - reprographie via le logiciel Imprim'en ligne
Convocation des étudiants inscrits en contrôle terminal
Organisation des examens dans d'autres lieux (ex. gymnase)
Aide au recrutement d'étudiants pour les surveillances d'examens
Participation aux réunions dédiées
Reporting régulier comprenant la gestion des difficultés
Coordination des EDT et affectation des salles de cours
Gestion des emplois du temps dans Hyper planning (articulation avec les enseignants responsables et les gestionnaires pédagogiques) et du prêt intercomposantes
Gestion des ajustements utiles et des demandes de changements de programmation
Gestion des annulations et/ou reprogrammations de cours dans HP
Accueil et information des publics enseignants et étudiants
Suivi de l'état des salles et des installations en lien avec le référent logistique
Référent handicap et gestion des étudiants en situation de handicap de l'UFR
Accueil, information, accompagnement, suivi et recensement des étudiants en situation de handicap
Planification, suivi et gestion des examens pour les étudiants ayant des besoins particuliers (prêt ordinateur, salle isolée, secrétaire d'examen, installation...)
Recrutement des étudiants secrétaires d'examens
Participation aux réunions organisées par le service handicap
Outils spécifiques à l'activité
Logiciels spécifiques du domaine : Apogée, Hyper Planning
Logiciels courants de la bureautique : Word, Excel, Power Point
Modalités de recrutement
Poste à pourvoir mi-novembre 2024.
Poste ouvert prioritairement aux titulaires, mais également ouvert aux contractuels (CDD).
Candidatures (CV et lettre de motivation) via le lien/formulaire dans les meilleurs délais.
Les candidat(e)s retenu(e)s seront auditionné(e)s par un jury, composé a minima de l'opérationnel recruteur et d'un représentant de la DRH.
Profil / Compétences
Connaissances / Savoir
Connaître l'organisation et le fonctionnement de l'Enseignement Supérieur
Savoir faire
Savoir élaborer des outils et concevoir des améliorations
Savoir utiliser et exploiter les applications de gestion pédagogique
Maîtriser les logiciels de bureautique (Word, Excel)
Savoir collaborer dans un contexte collectif et transversal
Savoir-être
Capacité à adapter son accueil à des publics variés
Avoir le sens du relationnel, de la négociation et du travail en équipe
Savoir rendre compte à son responsable
Être très disponible lors des pics d'activités et être réactif
Être organisé, rigoureux et capable d'autonomie sur son poste de travail
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Quotité d'affectation sur le poste : 100%
Contexte de travail
Site d'affectation : Université Sorbonne Paris Nord (USPN) / Campus de Villetaneuse
Composante / Service : UFR Lettres, Langues Sciences humaines et des Sociétés (LLSHS)
Composition du service (effectifs) : 40
Fonction d'encadrement : non
Rattachement hiérarchique : Directrice administrative UFR LLSHS
Missions principales et description du poste
Organisation des sessions d'examens
Établissement des plannings des examens/seconde chance dans le cadre d'un portefeuille dédié (2 agents) : 4 mentions de licence/8 ; 5 mentions de master/11, en collaboration avec les directeurs des départements, responsables d'année, gestionnaires pédagogiques (11)
Mise à jour des tableaux supports et des coordonnées des enseignants titulaires, contractuels et vacataires
Réservation des salles et saisie dans le logiciel Hyper planning
Suivi des commandes et préparation des sujets d'examens
Gestion et suivi d'un formulaire pour les demandes de copies (CC) en ligne
Gestion des sujets d'examens - reprographie via le logiciel Imprim'en ligne
Convocation des étudiants inscrits en contrôle terminal
Organisation des examens dans d'autres lieux (ex. gymnase)
Aide au recrutement d'étudiants pour les surveillances d'examens
Participation aux réunions dédiées
Reporting régulier comprenant la gestion des difficultés
Coordination des EDT et affectation des salles de cours
Gestion des emplois du temps dans Hyper planning (articulation avec les enseignants responsables et les gestionnaires pédagogiques) et du prêt intercomposantes
Gestion des ajustements utiles et des demandes de changements de programmation
Gestion des annulations et/ou reprogrammations de cours dans HP
Accueil et information des publics enseignants et étudiants
Suivi de l'état des salles et des installations en lien avec le référent logistique
Référent handicap et gestion des étudiants en situation de handicap de l'UFR
Accueil, information, accompagnement, suivi et recensement des étudiants en situation de handicap
Planification, suivi et gestion des examens pour les étudiants ayant des besoins particuliers (prêt ordinateur, salle isolée, secrétaire d'examen, installation...)
Recrutement des étudiants secrétaires d'examens
Participation aux réunions organisées par le service handicap
Outils spécifiques à l'activité
Logiciels spécifiques du domaine : Apogée, Hyper Planning
Logiciels courants de la bureautique : Word, Excel, Power Point
Modalités de recrutement
Poste à pourvoir mi-novembre 2024.
Poste ouvert prioritairement aux titulaires, mais également ouvert aux contractuels (CDD).
Candidatures (CV et lettre de motivation) via le lien/formulaire dans les meilleurs délais.
Les candidat(e)s retenu(e)s seront auditionné(e)s par un jury, composé a minima de l'opérationnel recruteur et d'un représentant de la DRH.
Profil / Compétences
Connaissances / Savoir
Connaître l'organisation et le fonctionnement de l'Enseignement Supérieur
Savoir faire
Savoir élaborer des outils et concevoir des améliorations
Savoir utiliser et exploiter les applications de gestion pédagogique
Maîtriser les logiciels de bureautique (Word, Excel)
Savoir collaborer dans un contexte collectif et transversal
Savoir-être
Capacité à adapter son accueil à des publics variés
Avoir le sens du relationnel, de la négociation et du travail en équipe
Savoir rendre compte à son responsable
Être très disponible lors des pics d'activités et être réactif
Être organisé, rigoureux et capable d'autonomie sur son poste de travail
