Assistant administratif / Assistante administrative

Assistant administratif vie associative au sein du Service Appui Relations Usagers (SARU)

Définition du poste :

Au sein du Service Appui Relations Usagers (SARU), l'assistant administratif assure le support administratif des activités de la cellule, l'accueil téléphonique et physique du SARU et le lien avec les associations de la commune.


Missions :

- Gérer les demandes diverses des associations (appels, mails et courriers) ;
- Travailler en transversalité avec les différents services de la mairie (sport, culture, CTM, logistique...) ;
- Elaborer et tenir à jour les plannings d'occupation des équipements sportifs et des salles de quartier ;
- Rédiger les différents actes administratifs relatifs aux évènements culturels et sportifs (conventions de mise à disposition, délibérations, courriers...) ;
- Aider au paramétrage et à la mise à disposition des badges/clés ;
- Mettre à jour le tableau de suivi des associations (coordonnées...) ;
- Contribuer à l'accueil du SARU (accueil physique et téléphonique des usagers).


Compétences :

Connaissances et savoir-faire :
- Connaissance du fonctionnement des collectivités locales et du milieu associatif ;
- Techniques d'accueil du public et d'écoute active ;
- Bonne maîtrise des outils bureautiques et messagerie (Word, Excel, Outlook) ;
- Connaissance des logiciels métier Planiteh, Concerto, Maarch, GRC serait un plus ;
- Qualités rédactionnelles et relationnelles.

Qualités et savoir-être :
- Disponibilité, réactivité et adaptabilité ;
- Méthodique, autonome et rigoureux ;
- Goût du travail en équipe et en transversalité ;
- Discrétion et sens de l'écoute ;
- Gestion des priorités.


Spécificités techniques :
- Temps de travail sur les horaires d'ouverture au public ;
- Travail sur 5 jours, du lundi au vendredi