informations générales
Territoires de projets de plus de 320 000 habitants, au service des forces vives de leurs territoires, recherchent à compter du 04/04/2025 un(e) assistant(e) accueil et logistique pour palier l'absence temporaire d'une agente.
L'équipe en place composée de 30 collaborateurs est répartie sur 7 pôles.
Vous travaillerez sur un poste mutualisé au service de deux structures, au sein du pôle administratif.
Placé(e) sous l'autorité de la responsable du pôle administratif, financier et juridique, vos missions principales seront :
Maintien de l'accueil physique et téléphonique, orientation du public vers les différents pôles
Assurer un accueil de qualité sur place ou par téléphone valorisant l'image des deux syndicats
Accueillir le public sur place ou par téléphone
Recevoir, filtrer et orienter les appels
Renseigner sur l'organisation et le fonctionnement du Pays du Mans et du Pôle Métropolitain mobilités Le Mans-Sarthe (connaître l'organigramme de la collectivité et les missions des différents pôles)
Identifier et gérer la demande et son degré d'urgence
Orienter le public vers les agents ou organismes compétents, accompagner et présenter les visiteurs
Gestion du courrier et diffusion de l'information et de la documentation
Gérer le courrier :
Réceptionner, distribuer et expédier le courrier
Enregistrer informatiquement le courrier après ouverture et avant départ
Mettre sous pli et affranchir
Gérer les mails de l'accueil
Afficher et diffuser l'information
Constituer, actualiser et diffuser un fond de documentation
Gestion des flux de documents entrants et sortants
Gestion des moyens matériels
Gérer la réservation et la tenue salles, véhicules et matériels
Gérer et suivre le bon état du matériel des syndicats
Assurer la commande des matériels, produits d'entretien et de bureautique dans le cadre d'un budget défini et suivi des stocks
Gérer les postes de dépenses correspondants en lien avec la responsable du pôle administratif, financier et juridique
Assurer la logistique des bureaux et comités et syndicaux, commissions, etc. (réservation de salle, commande traiteur si besoin, logistique d'organisation de l'accueil)
Assurer les échanges avec le syndic et les prestataires en charge des contrats de prestations de service (entretien des locaux, services postaux, sécurité incendie, photocopieurs, chauffage et climatisation, etc.)
Assurer le classement et l'archivage des documents administratifs et techniques à la charge de l'agent.
Accompagnement de la responsable du Pôle administratif
Accompagnement à la préparation des assemblées
Gestion de l'ensemble des bases de données communes (élus, collectivités, partenaires, fournisseurs.)
Accompagnement des chargés de mission
Assistante auprès de chargés de missions du syndicat mixte pour les aider sur certaines missions ou tâches (convocations des commissions, reproduction de pièces administratives et/ou documents, conception de dossiers, envoi de mails ou courriers)
Préparation et organisation de rendez-vous et/ou réunions pour les chargés de mission
Formation BAC + 2 support à l'action managériale, gestion des entreprises et des administrations ou BAC professionnel gestion administration ou similaire avec expérience de nombreuses années.
Vous êtes organisé.e, rigoureux.se et réactif.ve, avec une excellente capacité à gérer plusieurs tâches simultanément.
À l'aise avec le public et les outils bureautiques (word, excel et outlook niveau expert, etc.), vous savez communiquer efficacement et assurer un accueil de qualité. Vous vous adaptez rapidement à un nouvel environnement de travail, vous veillez au respect des échéances et savez prioriser en fonction de l'urgence de la situation.
En savoir plus sur cette annonce sur le site de notre partenaireL'équipe en place composée de 30 collaborateurs est répartie sur 7 pôles.
Vous travaillerez sur un poste mutualisé au service de deux structures, au sein du pôle administratif.
Placé(e) sous l'autorité de la responsable du pôle administratif, financier et juridique, vos missions principales seront :
Maintien de l'accueil physique et téléphonique, orientation du public vers les différents pôles
Assurer un accueil de qualité sur place ou par téléphone valorisant l'image des deux syndicats
Accueillir le public sur place ou par téléphone
Recevoir, filtrer et orienter les appels
Renseigner sur l'organisation et le fonctionnement du Pays du Mans et du Pôle Métropolitain mobilités Le Mans-Sarthe (connaître l'organigramme de la collectivité et les missions des différents pôles)
Identifier et gérer la demande et son degré d'urgence
Orienter le public vers les agents ou organismes compétents, accompagner et présenter les visiteurs
Gestion du courrier et diffusion de l'information et de la documentation
Gérer le courrier :
Réceptionner, distribuer et expédier le courrier
Enregistrer informatiquement le courrier après ouverture et avant départ
Mettre sous pli et affranchir
Gérer les mails de l'accueil
Afficher et diffuser l'information
Constituer, actualiser et diffuser un fond de documentation
Gestion des flux de documents entrants et sortants
Gestion des moyens matériels
Gérer la réservation et la tenue salles, véhicules et matériels
Gérer et suivre le bon état du matériel des syndicats
Assurer la commande des matériels, produits d'entretien et de bureautique dans le cadre d'un budget défini et suivi des stocks
Gérer les postes de dépenses correspondants en lien avec la responsable du pôle administratif, financier et juridique
Assurer la logistique des bureaux et comités et syndicaux, commissions, etc. (réservation de salle, commande traiteur si besoin, logistique d'organisation de l'accueil)
Assurer les échanges avec le syndic et les prestataires en charge des contrats de prestations de service (entretien des locaux, services postaux, sécurité incendie, photocopieurs, chauffage et climatisation, etc.)
Assurer le classement et l'archivage des documents administratifs et techniques à la charge de l'agent.
Accompagnement de la responsable du Pôle administratif
Accompagnement à la préparation des assemblées
Gestion de l'ensemble des bases de données communes (élus, collectivités, partenaires, fournisseurs.)
Accompagnement des chargés de mission
Assistante auprès de chargés de missions du syndicat mixte pour les aider sur certaines missions ou tâches (convocations des commissions, reproduction de pièces administratives et/ou documents, conception de dossiers, envoi de mails ou courriers)
Préparation et organisation de rendez-vous et/ou réunions pour les chargés de mission
Formation BAC + 2 support à l'action managériale, gestion des entreprises et des administrations ou BAC professionnel gestion administration ou similaire avec expérience de nombreuses années.
Vous êtes organisé.e, rigoureux.se et réactif.ve, avec une excellente capacité à gérer plusieurs tâches simultanément.
À l'aise avec le public et les outils bureautiques (word, excel et outlook niveau expert, etc.), vous savez communiquer efficacement et assurer un accueil de qualité. Vous vous adaptez rapidement à un nouvel environnement de travail, vous veillez au respect des échéances et savez prioriser en fonction de l'urgence de la situation.
