Assistant administratif / Assistante administrative

DESCRIPTION DE L'EMPLOYEUR :
L'académie de Versailles regroupe quatre départements : les Yvelines (78), l'Essonne (91), les Hauts-de-Seine (92) et le Val-d'Oise (95). Première académie de France par l'importance de ses effectifs avec près d'1 200 000 élèves, l'académie de Versailles accueille et gère plus de 100 000 agents.
Le Groupement d'Intérêt Public Formation Continue et Insertion Professionnelle (GIP-FCIP) de l'Académie de Versailles a pour objet le développement d'une coopération concertée au niveau de l'académie dans les domaines de la formation continue des adultes et de l'insertion professionnelle.

ENVIRONNEMENT PROFESSIONNEL :
La Délégation Régionale Académique à la Formation Professionnelle Initiale et Continue de l'académie de Versailles (DRAFPIC) assure le suivi et l'accompagnement de structures de formation (GRETA) et de gestion (GIP) organisées en un réseau intervenant sur l'ensemble du territoire de l'académie afin de répondre aux besoins de formation et de qualification de tous les publics.
Le réseau de la formation continue est engagé depuis 2015 dans une démarche d'amélioration continue de la qualité et est détenteur d'une certification ISO 9001. En parallèle, le GIP Compétences est certifié Qualiopi depuis avril 2021.
Au sein de la DRAFPIC le CAFOC (Centre Académique de Formation Continue) professionnalise les acteurs de la formation et de l'insertion.
Liaisons hiérarchiques : sous la responsabilité hiérarchique du directeur du GIP-FCIP.
Liaisons fonctionnelles : les missions confiées sont assurées en étroite collaboration avec les responsables du CAFOC, Qualité et RSO/handicap.

DESCRIPTIF DU POSTE :
o Contribuer au suivi pédagogique des actions de formation du CAFOC
o Préparer les feuilles d'émargement, les chevalets
o Préparer la salle de formation
o Renseigner le tableau de bord de suivi pédagogique
o Établir les attestations de formation
o Établir les synthèses de satisfaction stagiaires
o Contribuer à la gestion Ressources Humaines des intervenants
o Mettre à jour et qualifier la liste des intervenants
o Établir les commandes et certificat d'intervention
o Renseigner le tableau de bord de suivi des commandes d'intervention
- Gérer la documentation réseau : manuel qualité, cartographie des processus, processus, procédures, modes opératoires, formulaires
o mise en forme
o mise à jour, suivi des versions
o diffusion, classement et archivage
- Envoyer les convocations pour les réunions qualité, les audits.
- Participer aux réunions des services et certains groupes de travail, élaborer et diffuser les CR.
- Suivre le retour et assurer le classement
o des enquêtes de satisfaction
o des fiches d'amélioration
o des rapports d'audits
o des actions correctives
- Suivre les retours des comptes rendus de réunions de pilotage pour identifier les points qualité.
- Exploiter les données qualité, établir/alimenter les tableaux de bord, évaluation de la satisfaction des clients
- Préparer et participer aux audits internes et audits de certification : convocation, classeurs.
- Aider à la communication et à la promotion de la démarche qualité à l'interne.

Avantages :
- 45 jours de congés annuels (et 2 jours « de fractionnement », sous condition), et jusqu'à 3 jours de "récupération horaires variables" pouvant être récupérés par trimestre et en fonction des périodes de pic d'activité
- Plages horaires "variables" (arrivée possible entre 8h et 9h30 le matin ; départ possible entre 16h30 et 19h le soir et à partir de 16h le vendredi)
- Télétravail possible après 3 mois d'ancienneté et selon l'organisation du service, avec une indemnité de télétravail (2,88 € par journée de télétravail effectuée, dans la limite de 253,44 € par an)
- Prise en charge partielle des frais de transport (75% Navigo)
- Supplément Familial de Traitement (SFT)
- Accès à "Préau" (prestations culturelles, sportives, touristiques et loisirs)