informations générales
L'Association recrute pour le pôle Ressources de son siège un assistant F/H administratif dont les principales missions seront :
Sous la responsabilité du Responsable Administratif et Financier, vous intégrez un service administratif composé de 7 collaborateurs, assurant la gestion de 18 établissements et de 170 salariés. Vous travaillez également avec les Directions de pôles et les Responsables de Services.
Descriptif des missions du poste :
Accueil
Réceptionner et gérer les appels téléphonique et l'accueil physique du siège
Gérer plusieurs boites mails, le courrier postal entrant et sortant, et l'envoi de documents administratifs.
Administratif
Assurer le suivi des assurances, le suivi des commandes et des factures en lien avec le service comptable
Participer à l'onboarding et l'offboarding des salariés : outils informatiques, téléphonie, EPI, pass, clés,.
Assurer le suivi de divers dossiers administratifs incombant au service.
Classer et archiver les documents du service administratif.
Services Généraux
Suivre le parc automobile
Contribuer au suivi des contrats de maintenance, en collaboration avec le responsable des services généraux.
Achats de fournitures et consommables
Achats de consommables : fournitures de bureau, badges, produits d'entretien, .
Gérer les fournisseurs courants
Mettre en place une mutualisation des achats
Système d'information
Gérer le parc informatique en lien avec le prestataire informatique : suivre, renouveler et acheter de matériel, organiser les infogérances, créer des tickets incidents informatiques, centraliser les besoins des équipes, assurer des tâches de maintenance informatique simples et récurrentes,
Etre le ou la référente informatique de la structure
Achats de matériel : téléphonie, vidéo, .
Gérer le logiciel d'accès des portes et badges
Autre
Mettre en place des procédures internes, assurer la traçabilité des dossiers
Participer aux réunions d'équipe
Participer à la communication interne
Des déplacements ponctuels sont à prévoir sur les sites de l'association.
Outre ces tâches dont la liste n'est pas exhaustive, des missions ponctuelles spécifiques pourront vous être confiées.
Compétences et pré-requis
Maîtrise des outils bureautiques (word et excel principalement) / Pack Office 365
Utilisation d'outils collaboratifs
Qualités rédactionnelles et relationnelles
Faire preuve d'adaptation, d'autonomie, de persévérance, de proactivité, de curiosité et de rigueur.
Profil
De formation BAC+2 type BTS, vous justifiez d'au moins une expérience significative réussie dans le domaine administratif.
Vous avez des appétences pour le secteur social et médico-social.
Vous avez une appétence pour l'informatique.
Expérience : Expérience de 1 an minimum sur un poste similaire et débutant accepté.
Rémunération : Selon Convention Collective CHRS - Nexem
Avantages : Une convention et un accord d'entreprise avantageux (RTT, repos compensatoires, .), des chèques cadhoc, des chèques culture, HelloCSE.
Date d'embauche : Le poste est à pourvoir dès que possible
Envoyer CV et lettre de motivation ayant pour objet « assistant administratif F/H » par mail
En savoir plus sur cette annonce sur le site de notre partenaireSous la responsabilité du Responsable Administratif et Financier, vous intégrez un service administratif composé de 7 collaborateurs, assurant la gestion de 18 établissements et de 170 salariés. Vous travaillez également avec les Directions de pôles et les Responsables de Services.
Descriptif des missions du poste :
Accueil
Réceptionner et gérer les appels téléphonique et l'accueil physique du siège
Gérer plusieurs boites mails, le courrier postal entrant et sortant, et l'envoi de documents administratifs.
Administratif
Assurer le suivi des assurances, le suivi des commandes et des factures en lien avec le service comptable
Participer à l'onboarding et l'offboarding des salariés : outils informatiques, téléphonie, EPI, pass, clés,.
Assurer le suivi de divers dossiers administratifs incombant au service.
Classer et archiver les documents du service administratif.
Services Généraux
Suivre le parc automobile
Contribuer au suivi des contrats de maintenance, en collaboration avec le responsable des services généraux.
Achats de fournitures et consommables
Achats de consommables : fournitures de bureau, badges, produits d'entretien, .
Gérer les fournisseurs courants
Mettre en place une mutualisation des achats
Système d'information
Gérer le parc informatique en lien avec le prestataire informatique : suivre, renouveler et acheter de matériel, organiser les infogérances, créer des tickets incidents informatiques, centraliser les besoins des équipes, assurer des tâches de maintenance informatique simples et récurrentes,
Etre le ou la référente informatique de la structure
Achats de matériel : téléphonie, vidéo, .
Gérer le logiciel d'accès des portes et badges
Autre
Mettre en place des procédures internes, assurer la traçabilité des dossiers
Participer aux réunions d'équipe
Participer à la communication interne
Des déplacements ponctuels sont à prévoir sur les sites de l'association.
Outre ces tâches dont la liste n'est pas exhaustive, des missions ponctuelles spécifiques pourront vous être confiées.
Compétences et pré-requis
Maîtrise des outils bureautiques (word et excel principalement) / Pack Office 365
Utilisation d'outils collaboratifs
Qualités rédactionnelles et relationnelles
Faire preuve d'adaptation, d'autonomie, de persévérance, de proactivité, de curiosité et de rigueur.
Profil
De formation BAC+2 type BTS, vous justifiez d'au moins une expérience significative réussie dans le domaine administratif.
Vous avez des appétences pour le secteur social et médico-social.
Vous avez une appétence pour l'informatique.
Expérience : Expérience de 1 an minimum sur un poste similaire et débutant accepté.
Rémunération : Selon Convention Collective CHRS - Nexem
Avantages : Une convention et un accord d'entreprise avantageux (RTT, repos compensatoires, .), des chèques cadhoc, des chèques culture, HelloCSE.
Date d'embauche : Le poste est à pourvoir dès que possible
Envoyer CV et lettre de motivation ayant pour objet « assistant administratif F/H » par mail
