informations générales
Bobigny
Intitulé du poste : Assistant.e administratif.ve et pédagogique - F/H
Catégorie : B
Quotité d'affectation sur le poste : 100%
Contexte de travail
Site d'affectation : Université Sorbonne Paris Nord (USPN) / Campus de Bobigny
Composante / Service : UFR SMBH / DUMG
Composition du service (effectifs) : 3
Fonction d'encadrement : non
Rattachement hiérarchique : Directrice administrative de l'UFR SMBH
Rattachement fonctionnel : Directeur du DUMG
Description du poste : missions et activités
Assistant.e administratif.ve et pédagogique du directeur du Département Universitaire de Médecine Générale.
Activités
Scolarité
Suivre les affectations ARS et des inscriptions en 3ème cycle et années supérieures
Diffuser les états des inscrits à l'ARS, à l'AP-HP et à la Coordination Ile-de-France
Organiser la journée d'accueil des nouveaux arrivants
Accueil des étudiants en difficulté
Commission d'enseignement
Participer à la construction du planning enseignant : extraction des disponibilités, création
Mettre en ligne les informations sur le site internet du DUMG et effectuer les mises à jour
Organiser et suivre la composition des groupes de GEPRI : suivi des inscriptions, envoi des convocations selon rotation, suivi des évaluations des enseignements
Suivre et gérer les absences : justificatifs, relances
Suivre et gérer les heures complémentaires des enseignants
Commission de certification
Participer à la procédure d'invalidations semestrielles : recensement de la non-conformité liée aux obligations pédagogiques.
Planifier les convocations individuelles.
Réaliser les procès-verbaux, transmet pour validation à la direction de l'UFR.
Communiquer les invalidations prononcées aux étudiants, la Coordination inter régionale de MG, l'ARS et l'AP-HP
Assistanat de direction
Prise de notes et réalisation des comptes-rendus de réunions
Gestion des bases de données internes et externes
Réponses aux audits et demandes de statistiques
Accueil physique et téléphonique
Gestion d'agendas
Traitement des mails
Aide à la prise de décisions
Représentation du département dans des réunions extérieures
Proposition de projets
Référent site de médecine générale Ile-de-France
Lien avec les chefs de service hospitaliers dans situations problématiques
Gestion et suivi des dossiers juridiques
Organisation de colloques, de séminaires, de réunions de formations des maîtres de stages, . Campagnes de communication
Mise en place des réformes, application des nouveaux textes
Interface entre l'administration universitaire et le DUMG
Partenariat avec les autres départements régionaux et nationaux
Gestion du courrier entrant et sortant, des parapheurs
Outils spécifiques à l'activité
Utiliser les logiciels spécifiques du domaine géré : Apogée, E-candidat, HyperPlanning, Etudes en France,
et les logiciels courants de la bureautique (Word, Excel, .)
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Quotité d'affectation sur le poste : 100%
Contexte de travail
Site d'affectation : Université Sorbonne Paris Nord (USPN) / Campus de Bobigny
Composante / Service : UFR SMBH / DUMG
Composition du service (effectifs) : 3
Fonction d'encadrement : non
Rattachement hiérarchique : Directrice administrative de l'UFR SMBH
Rattachement fonctionnel : Directeur du DUMG
Description du poste : missions et activités
Assistant.e administratif.ve et pédagogique du directeur du Département Universitaire de Médecine Générale.
Activités
Scolarité
Suivre les affectations ARS et des inscriptions en 3ème cycle et années supérieures
Diffuser les états des inscrits à l'ARS, à l'AP-HP et à la Coordination Ile-de-France
Organiser la journée d'accueil des nouveaux arrivants
Accueil des étudiants en difficulté
Commission d'enseignement
Participer à la construction du planning enseignant : extraction des disponibilités, création
Mettre en ligne les informations sur le site internet du DUMG et effectuer les mises à jour
Organiser et suivre la composition des groupes de GEPRI : suivi des inscriptions, envoi des convocations selon rotation, suivi des évaluations des enseignements
Suivre et gérer les absences : justificatifs, relances
Suivre et gérer les heures complémentaires des enseignants
Commission de certification
Participer à la procédure d'invalidations semestrielles : recensement de la non-conformité liée aux obligations pédagogiques.
Planifier les convocations individuelles.
Réaliser les procès-verbaux, transmet pour validation à la direction de l'UFR.
Communiquer les invalidations prononcées aux étudiants, la Coordination inter régionale de MG, l'ARS et l'AP-HP
Assistanat de direction
Prise de notes et réalisation des comptes-rendus de réunions
Gestion des bases de données internes et externes
Réponses aux audits et demandes de statistiques
Accueil physique et téléphonique
Gestion d'agendas
Traitement des mails
Aide à la prise de décisions
Représentation du département dans des réunions extérieures
Proposition de projets
Référent site de médecine générale Ile-de-France
Lien avec les chefs de service hospitaliers dans situations problématiques
Gestion et suivi des dossiers juridiques
Organisation de colloques, de séminaires, de réunions de formations des maîtres de stages, . Campagnes de communication
Mise en place des réformes, application des nouveaux textes
Interface entre l'administration universitaire et le DUMG
Partenariat avec les autres départements régionaux et nationaux
Gestion du courrier entrant et sortant, des parapheurs
Outils spécifiques à l'activité
Utiliser les logiciels spécifiques du domaine géré : Apogée, E-candidat, HyperPlanning, Etudes en France,
et les logiciels courants de la bureautique (Word, Excel, .)
