Assistant administratif / Assistante administrative

En plein développement, le Centre de Formation d'Apprentis Don Bosco recrute un(e), Assistant (e) Administrative.

Date d'embauche : dès que possible
Salaire : en fonction de l'expérience professionnelle
Lieu d'exercice : CFA DON BOSCO NORMANDIE- 535 Boulevard de la Paix - 14200 Hérouville St Clair avec des déplacements sur le territoire de la Normandie
Rémunération : Convention Collective de l'Enseignement privé non lucratif

Description du poste :
- Rattaché(e) à la Directrice du CFA DON BOSCO, votre rôle est d'assurer le traitement des dossiers administratifs au sein du service formation par alternance.

Missions principales :
Administratif
- Assurer l'accueil téléphonique du service formation par alternance du CFA
- Traiter les demandes reçues par téléphone, internet, mails et courriers
- Réaliser le traitement administratif de dossiers (saisie des courriels, mise en forme de document, contrôle de conformité des dossiers, compte-rendu...)
- Transmettre les informations (courriels, notes, ...) pour le compte d'un ou plusieurs services du CFA ou des UFA selon l'organisation du CFA.
- Assurer la saisie des contrats d'apprentissages en lien avec les entreprises, les OPCO, les UFA
- Télétransmettre les contrats aux organismes financeurs
- Assister les services administratifs et comptables sur la collecte d'information et le classement des documents sur le serveur et l'outil pédagogique YPAREO
- Organiser le classement et l'archivage physiques et numériques
- Concevoir, utiliser des outils de suivi (tableaux de bord, fiches, planning)

Comptabilité
- Gérer le suivi des contrats d'apprentissage auprès des employeurs et des plateformes des OPCO
- Gérer les accords de prise en charge des contrats d'apprentissage, contrats de professionnalisation et autres dispositifs de la formation professionnelle,
- Assurer le tableau de bord du suivi des contrats en alternance

Outils pédagogique YPAREO
- Assurer la saisie des contrats d'apprentissage sur l'outil Yparéo
- Assurer le suivi des effectifs en contrat d'apprentissage et formation professionnelle
- Gérer le financement sur YPAREO
- Accompagner les UFA sur les modalités des contrats en alternance via YPAREO

Compétences requises :
Gestion administrative - indispensable
Outils bureautiques (Word, Excel, Powerpoint.) - indispensable
Outils de communication et de planification (planning partagé, web, réseaux sociaux, plateforme collaborative.) - souhaité
Outils pédagogique YPAREO - souhaité

Compétences opérationnelles
Goût pour les chiffres
Qualités relationnelles
Autonomie dans le travail
Bonne présentation (excellente expression orale)
Accompagner les acteurs des UFA (équipes administratives, pédagogiques et comptables)
Être capable d'analyser, de synthétiser (compte-rendu, notes.)

Compétences comportementales
Rigueur, précision, confidentialité et méthode
Capacité à travailler en équipe et en relais
Autonomie et capacité à rendre compte
Capacité d'adaptation
Aisance rédactionnelle et communicationnelle

Profil :
- Être titulaire d'un diplôme Bac + 2/ + 3, BTS Support Assistant Managérial - DUT GEA (gestion des entreprises et des administrations) - BTS Gestion de la PME. Vous justifiez d'une expérience professionnelle réussie d'au moins trois ans dans le domaine Administratif et gestion.
- Vous avez une bonne connaissance de la formation par Apprentissage et Professionnelle
- Vous avez une excellente maîtrise des outils informatiques,
- Vous disposez d'excellentes capacités d'organisation. Votre rigueur vous permet de suivre les procédures et de veiller au bon déroulement des missions qui vous seront confiées.
- Vous avez une très bonne connaissance de la règlementation de la formation par apprentissage et de la formation professionnelle,
- Vous avez de bonnes qualités relationnelles. Vous avez l'esprit d'équipe. Vous êtes discret(e), organisé(e), dynamique et rigoureux(se).