Agent / Agente d'accueil

L'Assistante d'accueil exécutera les missions qui lui seront confiées par la Direction du Cabinet, en liaison avec les autres collaborateurs (Gestionnaires, Comptables, assistantes, Gérance, contentieux assurances, .)
- Accueil téléphonique des clients, copropriétaires, locataires, bailleurs, des entreprises et généralement de toutes les personnes qui se présentent à notre Société.
- Assurer l'ouverture et la ventilation, à l'ensemble des collaborateurs, du courrier reçu par la voie postale et ou par la boîte générale e mail
- Accueillir les membres des conseils syndicaux, les copropriétaires, les locataires lors de leurs appels téléphoniques et visites en nos bureaux, aviser et rendre compte aux collaborateurs, gestionnaire, assistante, comptable ou à la Direction leurs attentes
- Saisir, mettre sous pli et affranchir, dans les délais légaux, aux copropriétaires les courriers, les convocations et les procès verbaux des assemblées générales
- Assurer la continuité du service à la clientèle lors de l'absence de collaborateurs pour des raisons de maladie, congés.
- Emettre des avis qui permettent d'améliorer la qualité du service à notre clientèle.
- Tenir, maintenir à jour le classement et l'archivage des dossiers.
- Scanner l'ensemble des documents retournés par la poste (avis de réception, justificatifs d'envoi recommandés, enveloppes en retour)
- Veiller au bon fonctionnement des équipements et de l'approvisionnement des fournitures du Cabinet (consommables informatique et bureautique).

- Ce poste requiert, de l'autonomie, de la rigueur, de la discrétion, un sens aigu du relationnel, la maîtrise de l'outil informatique.