Agent / Agente d'accueil

MISSION, CADRE ET CONTEXTE DU POSTE

Placé/e sous l'autorité hiérarchique du Responsable administratif, financier et de l'accueil de la MDPH, il/elle est chargé/e d'assurer l'accueil physique et téléphonique des usagers au sein de la MDPH et du Pôle des Solidarités.

ACTIVITÉS

- Assurer l'accueil physique et téléphonique du public et des partenaires PDS / MDPH :

- Accueillir, écouter et identifier la demande de l'usager
- Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques
- Reformuler et favoriser l'expression de la demande
- Aider si besoin la personne à remplir les formulaires
- Apporter une réponse adaptée soit directement, soit en orientant vers un autre professionnel
- Informer l'usager ou le partenaire sur le fonctionnement du pôle des solidarités et de la MDPH

- Réaliser la gestion du courrier :

- Recevoir, orienter, classer et enregistrer le courrier
- Vérifier la complétude des dossiers
- Opérer un tri des différents éléments constitutifs d'un dossier, selon le classement défini dans la Gestion Electronique des Dossiers (GED)
- Numériser les pièces et demandes à instruire
- Archiver régulièrement les dossiers transmis par les instructeurs des trois pôles

- Relever le courrier de la boîte mails de la MDPH 39 : trier les demandes et gérer le flux entrant des courriels

- Relever les dossiers numériques déposés sur « ma mdph en ligne »

- Réaliser les tâches transversales administratives et d'intendance :
- Tracer systématiquement les accueils réalisés (tous canaux) en remplissant l'outil à disposition
- Envoyer des documents en nombre : le personnel chargé de l'accueil et de l'information sont ponctuellement mobilisés pour effectuer des envois en masse
- Gérer les fournitures administratives de la MDPH

PROFIL DU CANDIDAT
CADRE STATUTAIRE

- Cadre C - filière administrative
- Recrutement par voie contractuelle - CDD jusqu'au 30 novembre 2024.

SPÉCIFICITÉS DU POSTE
CONDITIONS D'EXERCICE ET MOYENS TECHNIQUES

- Respect de l'éthique, du secret professionnel
- Maîtrise des outils bureautiques et informatiques (iodas web, solis, multigest, word, excel, standard téléphonique, fax, internet, scanner)
- Horaires variables suivant les horaires d'ouverture de l'accueil

SÉCURITÉ SANTÉ ET CONDITIONS DE TRAVAIL

- Travail sur écran

COMPÉTENCES TECHNIQUES ET QUALITÉS REQUISES
COMPÉTENCES TECHNIQUES

- Disposer de bonnes capacités d'accueil d'écoute, d'adaptation à des situations parfois complexes ou urgentes
- Posséder une bonne expression écrite et orale
- Etre en capacité de gérer les situations de stress et réguler les tensions
- Connaître le cheminement d'une demande MDPH, de son enregistrement à la réception de la notification de décision.

QUALITÉS

- Sens des relations humaines
- Discrétion et rigueur
- Confidentialité
- Autonomie et adaptabilité
- Maîtrise de soi
- Neutralité et objectivité face aux situations
- Ponctualité, disponibilité et sens de la notion de service public
- Etre capable de s'adapter aux changements de rythme dans le travail quotidien, polyvalence.
- Etre rigoureux (notamment dans le respect des règles d'hygiène et de sécurité alimentaire).
- Etre efficace, réactif et créatif.
- Etre discret, respecter la confidentialité

SALAIRE ET AVANTAGES
- 25 ou 27 jours de congés payés ainsi que 23 RTT par an,
- Horaires variables avec des plages fixes (9h-11h30 et 14h-16h30),
- Participation employeur à la prévoyance,
- Prestations d'actions sociales : chèques vacances, voyages, loisirs et billetterie à des prix attractifs,
- Nombreuses formations pour développer vos compétences et votre projet professionnel,
- Restaurant d'entreprise avec une participation employeur ou tickets restaurant,
- Crèche basée à Lons-le-Saunier.