informations générales
Rhône
L'agent.e est affecté.e à l'équipe d'accueil de jour sous l'autorité directe de l'adjoint à la Cheffe de service du Patrimoine.
Ce service a en charge les questions liées au fonctionnement général de l'établissement (notamment : accueil, résidence, sécurité, maintenance des bâtiments et des équipements techniques, suivi des travaux).
L'équipe d'accueil de jour assure une présence permanente du lundi au vendredi de 8h à 18h00. (Un calendrier hebdomadaire de répartition des plages horaires pour chacun des agents est établi dans le but d'optimiser la permanence, réparti entre 8h et 18 heures) - L'agent réalise 35h15 par semaine, sur 4,5 jours.
Au sein de cette équipe, l'agent.e d'accueil recruté.e contribue à assurer les missions suivantes :
- Permanence et accueil au guichet et téléphonique, information et orientation du public de l'établissement composé principalement d'étudiants, d'enseignants, du public des salles de spectacle et d'intervenants extérieurs.
- Liaison avec les agents de sécurité de la société de sûreté pour toute question relative à l'accueil des personnes extérieures
- Gestion des réservations des salles de cours, via l'application informatique dédiée
- Gestion des prêts et restitutions des clés et badges, tenue du registre
- Travaux ponctuels de reprographie et de reliure de documents (notamment partitions, affiches )
- Gestion du courrier ponctuelle (réception, affranchissement et gestions des envois en recommandés)
- Travaux administratifs (en lien avec l'activité du service)
- Participation sous la responsabilité du N+1 aux levées de doute en cas d'alerte incendie. Les agents d'accueil bénéficient de la formation nécessaire à l'exercice de cette mission.
Compétences techniques :
- Usage des outils bureautiques et informatiques courants (gestion du logiciel des salles)
Savoir-faire
- Maîtrise des techniques d'accueil et d'information du public
- Savoir comprendre, vérifier, reformuler et transmettre des informations / rendre compte
- Faire remonter clairement les informations à la hiérarchie - savoir alerter
- Capacité à s'adapter aux différents interlocuteurs (étudiants, parents, professeurs, prestataires de services )
L'usage et la compréhension de l'Anglais et/ou d'autres langues étrangères sera un plus apprécié (aptitude à des dialogues simples avec des étudiants ou des enseignants non-francophones).
Savoir-être
-Esprit d'équipe
- Réactivité
- Diplomatie
- sourire et disponibilité
CDD 1 mois, renouvelable 1 fois, voir plus - Temps plein 36h15 sur 4,5 jours, ou temps partiel à définir selon profil, ou heures de vacations possibles
Du 1er novembre au 31 décembre 2024 incluant une fermeture à Noël (21 décembre au 5 janvier 2025)
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L'équipe d'accueil de jour assure une présence permanente du lundi au vendredi de 8h à 18h00. (Un calendrier hebdomadaire de répartition des plages horaires pour chacun des agents est établi dans le but d'optimiser la permanence, réparti entre 8h et 18 heures) - L'agent réalise 35h15 par semaine, sur 4,5 jours.
Au sein de cette équipe, l'agent.e d'accueil recruté.e contribue à assurer les missions suivantes :
- Permanence et accueil au guichet et téléphonique, information et orientation du public de l'établissement composé principalement d'étudiants, d'enseignants, du public des salles de spectacle et d'intervenants extérieurs.
- Liaison avec les agents de sécurité de la société de sûreté pour toute question relative à l'accueil des personnes extérieures
- Gestion des réservations des salles de cours, via l'application informatique dédiée
- Gestion des prêts et restitutions des clés et badges, tenue du registre
- Travaux ponctuels de reprographie et de reliure de documents (notamment partitions, affiches )
- Gestion du courrier ponctuelle (réception, affranchissement et gestions des envois en recommandés)
- Travaux administratifs (en lien avec l'activité du service)
- Participation sous la responsabilité du N+1 aux levées de doute en cas d'alerte incendie. Les agents d'accueil bénéficient de la formation nécessaire à l'exercice de cette mission.
Compétences techniques :
- Usage des outils bureautiques et informatiques courants (gestion du logiciel des salles)
Savoir-faire
- Maîtrise des techniques d'accueil et d'information du public
- Savoir comprendre, vérifier, reformuler et transmettre des informations / rendre compte
- Faire remonter clairement les informations à la hiérarchie - savoir alerter
- Capacité à s'adapter aux différents interlocuteurs (étudiants, parents, professeurs, prestataires de services )
L'usage et la compréhension de l'Anglais et/ou d'autres langues étrangères sera un plus apprécié (aptitude à des dialogues simples avec des étudiants ou des enseignants non-francophones).
Savoir-être
-Esprit d'équipe
- Réactivité
- Diplomatie
- sourire et disponibilité
CDD 1 mois, renouvelable 1 fois, voir plus - Temps plein 36h15 sur 4,5 jours, ou temps partiel à définir selon profil, ou heures de vacations possibles
Du 1er novembre au 31 décembre 2024 incluant une fermeture à Noël (21 décembre au 5 janvier 2025)
