Agent administratif / Agente administrative

SITUATION DANS L'ORGANIGRAMME
Liaisons hiérarchiques :
- Encadrante des secrétariats médicaux, cadres de santé
Liaisons fonctionnelles :
- Membres de l'équipe, autres services du CHHM
DIPLOMES, QUALIFICATIONS, HABILITATIONS, NIVEAU REQUIS
- Baccalauréat ou formation en secrétariat médical, connaissance approfondie de l'orthographe
FORMATIONS SPECIFIQUES COMPLEMENTAIRES
- Connaissance des logiciels utilisés dans le service, utilisation des procédures, directives et protocoles de l'établissement
COMPETENCES PROFESSIONNELLES
- Sens relationnel développé
- Sens de l'organisation et de la gestion des priorités
- Sens du travail en équipe et polyvalence
- Savoir renseigner ses interlocuteurs de manière claire et précise en respectant la confidentialité
ACTIVITES, EXIGENCES ET SAVOIRS SPECIFIQUES DU POSTE
SAU
Incorporation des fiches BISOM en l'absence de la secrétaire du SAMU - Identification des documents des patient SAU - Tri - Classement et numérisation des dossiers de la veille - Gestion des certificats médicaux - Mise en page des courriers de l'UHCD du week-end le lundi en collaboration avec la secrétaire de
l'UHCD - Distribution du courrier - Gestion des documents qui doivent être disponibles au PC toute la semaine - Gestion des stocks de fournitures - Générer les comptes rendus de passage aux urgences sur demande - Numérisation des document externes - Gestion des demandes de dossiers médicaux - Accueil téléphonique
CELLULE D'ANALYSE DE DEPARTEMENT :
Gestion de la cellule d'analyse de département (CAD) : analyse des remerciements, réclamations, évènements indésirables
Préparation de la réunion mensuelle de la CAD, présence à la réunion mensuelle avec prise de note, rédaction du compte rendu et mise en application Alimentation du suivi de la CAD : qualnet, relation des usagers...
SAMU
Archivage électronique des dossiers SMUR de la veille - Incorporation des fiches BISOM - Création des événements dans SI SAMU : pannes, événements organisés... Etablissements des certificats des patient décédés en SMUR - Vérification des passages éventuels par le SAMU - Papèterie - Vérification facture hélico de façon mensuelle - Procès-verbaux du SMUR - Réécoute dossiers SAMU - Saisie des patients remarquables - Vérification mensuelle des médecins correspondants SAMU - Statistiques annuelles (festival de rue)
ACTIVITES EXCEPTIONNELLES
Connaitre la fiche de fonction de la secrétaire de pôle afin d'assurer une certaine continuité du travail en cas d'absence ainsi que celle de l'UHCD.
UHCD
Gestion des séjours : saisle de la LLS du courrier de sortie des patients, saisie du codage, gestion de documents divers avec numérisation
Gestion des certificats médicaux - Gestion des dossiers médicaux
Accueil téléphonique : prise et transmission d'appels et/ou de messages - Gestion des stocks
Identification des documents et dossiers papiers des patients du SAU - Gestion des demandes de dossier médical
Distribution du courrier
HORAIRES DE TRAVAIL
Les horaires de travail sont en confirmité avec la réglementation du travail, selon les nécessités de service, ils peuvent évoluer.