Agent administratif / Agente administrative

LETTRE DE MOTIVATION OBLIGATOIRE AVEC LE CV (SCANNER LES 2 DOCUMENTS EN UN SEUL FICHIER)

Sous la direction du Responsable du service Environnement Urbain, l'agent a pour fonctions :
- Organisation et coordination des informations internes et externes liées au fonctionnement de la structure
- Assistance à sa hiérarchie immédiate
- Gestion des engagements et liquidations budgétaires du pôle, refacturation et Etat de recouvrement
- Participation à la gestion administrative du parc auto et de la station à carburant
Missions :
Comptabilité des engagements et liquidations du Centre Technique Municipal
- Saisie, analyse et orientation des bons de commandes
- Saisie des engagements et liquidations budgétaires
- Ventilation analytique des bons de commandes
- Edition des documents budgétaires pour les différents services, aide au budget, DM et BS.
Tâches administratives sur l'activité du Parc Automobile
- Saisie et suivi des bons de commande des pièces automobiles
- Saisie de l'activité du parc auto dans le logiciel Astech (pièces, contrôles réglementaires.)
- Transmission des coûts de fonctionnement et réalisation de titres de recettes
- Gestion des prêts des véhicules
- Gestion de la station en collaboration avec le responsable environnement urbain : affectation des badges, suivi des consommations, autorisation de prise de carburant et assurer le réapprovisionnement de carburant.
Accueil téléphonique et physique du secrétariat
- Accueil physique, recevoir, filtrer et transmettre les appels téléphoniques, renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent.
- Suivi des actions de la brigade verte.
- Transmission des messages aux responsables d'équipes et de secteurs
- Accueil et gestion des appels en période de déneigement
Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique
- Suivi et traitement de tous les documents se rapportant aux marchés, des courriers, des rapports et des Comptes rendus divers
- Réception et distribution du courrier, archivage
- Gestion des rendez-vous
- Gestion des congés et réalisation du suivi administratif des dossiers du personnel
Gestion des procédures et activités des services
- Suivi administratif des astreintes du week-end
- Diffusion et affichage des informations et documents réglementaires et d'information
- Commande et gestion des fournitures
- Gestion des prêts des salles de réunion
- Gestion des réservations des salles de réunion du CTM et des Véhicules



Profil :

Savoir :
- Techniques de secrétariat, rédaction de courrier
- Maîtriser les techniques de communication
- Fonctionnement des services de la collectivité
- Pratique de Word, Excel, Tokheim, Central Parc, Civil Finances, Workflow (Saisies et liquidations des engagements, Balance budgétaire, grand livre pour les services Mécanique, E. Verts, Propreté, Mécanique, Magasin).
- Maitrise du budget

Savoir-faire :
- Organiser, planifier, recevoir, filtrer.
- Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers
- Intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités du secrétariat
- Adapter son discours en fonction de l'interlocuteur
- Adaptabilité en fonction de l'environnement professionnel
- Appréhender le caractère d'urgence des informations à transmettre

Savoir être :
- Sens du service public
- Disponibilité et écoute
- Capacité à prendre des initiatives
- Capacité d'adaptation


Rémunération : statutaire + RIFSEEP + prime fin d'année + tickets restaurants + CASLGR.