informations générales
agent en charge de l'accueil téléphonique et physique de l'établissement public Centre de Gestion de la fonction publique territoriale de la Creuse (établissement de conseil RH) - équipe de moins de 20 agents avec des valeurs de service et d'entraide
remplacement d'un agent en absence longue (CDD de 2 mois puis renouvellement par période de 6 mois) - formation interne par l'agent en poste qui évolue en mobilité interne- possibilité de suivre des actions de formation ou en cas de retour de l'agent absent d'autres actions de formation permettant une évolution professionnelle (secrétariat de mairie)
Mission générale : Accueil physique et téléphonique du public et assistance administrative polyvalente
Activités principales
1 - Accueil physique et téléphonique des usagers et correspondants des services, gestion du standard
- Renseignement des visiteurs du CDG
- Réception, traitement et diffusion de l'information
- Réalisation de divers travaux de bureautique
- Gestion des salles de réunion : réservation et lien avec les intervenants externes
- Gestion des conditions d'accueil des intervenants et des stagiaires en lien avec le CNFPT
- Assurer le traitement du courrier et des messages électroniques
2- Secrétariat médecine préventive (AMCO) :
- Mise à jour mensuelle ou trimestrielle des recensements agents
- Collaboration avec les assistants et les médecins du service de l'AMCO
- Participation aux réunions de fonctionnement des services
- Organisation des visites médicales et établissement des états de frais pour les collectivités relevant de l'AMCO et traitement des fiches d'entretien
- Facturation des visites effectuées par le CD 23
3 - Secrétariat de Direction :
- Traiter et transmettre les notes de services, les courriers en interne et en externe
- Préparer et organiser les réunions (convocations, préparation des dossiers, réservation de salles, .)
- Effectuer ponctuellement la frappe de documents,
- Tenue du courrier du Président
- Assistance administrative pour les réunions du conseil d'administration (préparation, envoi et classement des documents, tenue des tableaux de bord)
- Classement et archivages des dossiers des dossiers de la direction
- Procéder à l'enregistrement des courriers
- Affichage des documents réglementaires
- Transmission de l'ensemble des actes et décisions à la Préfecture via dématérialisée
- Assistance administrative dans la gestion RH : classement, recherche d'information, tableaux de bord.
- Gestion des convocations et des déplacements des élus auprès des instances : FNCDG, GIP..
- Participation à l'organisation d'évènements internes : réunions, repas.
- Rédaction de documents ou procédures internes
4- assistance administrative polyvalente et interservices
- Classement d'arrêtés ou de divers documents dans l'application de gestion électronique des documents
- Mise en forme de documents ou assistance administrative variée : courriers, facturation, mise sous pli et affranchissement, participation à l'organisation d'évènements .(selon besoins ponctuels des services)
- Aide comptable :préparation de documents préalable à la gestion comptable
En savoir plus sur cette annonce sur le site de notre partenaireremplacement d'un agent en absence longue (CDD de 2 mois puis renouvellement par période de 6 mois) - formation interne par l'agent en poste qui évolue en mobilité interne- possibilité de suivre des actions de formation ou en cas de retour de l'agent absent d'autres actions de formation permettant une évolution professionnelle (secrétariat de mairie)
Mission générale : Accueil physique et téléphonique du public et assistance administrative polyvalente
Activités principales
1 - Accueil physique et téléphonique des usagers et correspondants des services, gestion du standard
- Renseignement des visiteurs du CDG
- Réception, traitement et diffusion de l'information
- Réalisation de divers travaux de bureautique
- Gestion des salles de réunion : réservation et lien avec les intervenants externes
- Gestion des conditions d'accueil des intervenants et des stagiaires en lien avec le CNFPT
- Assurer le traitement du courrier et des messages électroniques
2- Secrétariat médecine préventive (AMCO) :
- Mise à jour mensuelle ou trimestrielle des recensements agents
- Collaboration avec les assistants et les médecins du service de l'AMCO
- Participation aux réunions de fonctionnement des services
- Organisation des visites médicales et établissement des états de frais pour les collectivités relevant de l'AMCO et traitement des fiches d'entretien
- Facturation des visites effectuées par le CD 23
3 - Secrétariat de Direction :
- Traiter et transmettre les notes de services, les courriers en interne et en externe
- Préparer et organiser les réunions (convocations, préparation des dossiers, réservation de salles, .)
- Effectuer ponctuellement la frappe de documents,
- Tenue du courrier du Président
- Assistance administrative pour les réunions du conseil d'administration (préparation, envoi et classement des documents, tenue des tableaux de bord)
- Classement et archivages des dossiers des dossiers de la direction
- Procéder à l'enregistrement des courriers
- Affichage des documents réglementaires
- Transmission de l'ensemble des actes et décisions à la Préfecture via dématérialisée
- Assistance administrative dans la gestion RH : classement, recherche d'information, tableaux de bord.
- Gestion des convocations et des déplacements des élus auprès des instances : FNCDG, GIP..
- Participation à l'organisation d'évènements internes : réunions, repas.
- Rédaction de documents ou procédures internes
4- assistance administrative polyvalente et interservices
- Classement d'arrêtés ou de divers documents dans l'application de gestion électronique des documents
- Mise en forme de documents ou assistance administrative variée : courriers, facturation, mise sous pli et affranchissement, participation à l'organisation d'évènements .(selon besoins ponctuels des services)
- Aide comptable :préparation de documents préalable à la gestion comptable
