Agent administratif / Agente administrative

Le service Elections / Réglementation de la Ville de Compiègne recrute un agent administratif.



Missions :



1. Missions d'accueil :



Garantir un accueil physique courtois et un traitement efficace de la demande (public, téléphone)



2\. Missions d'instruction :



Instruire les dossiers des personnes reçues aux affaires générales



Renseigner par téléphone le public sur les demandes relatives aux affaires générales et le suivi de dossiers



Répondre aux demandes arrivant soit par courrier, soit par messagerie électronique, soit par téléphone,



Instruire des dossiers complets



Assurer le suivi et le classement des dossiers



* Élections : inscriptions sur la liste électorale, modifications, tenue des listes et des tableaux rectificatifs, envoi des cartes électorales, préparation des commissions électorales, traitement informatique des fichiers INSEE, organisation matérielle des bureaux de vote, présence et gestion lors des dimanches d'élections, suivi et mise à jour des directives préfectorales.

* Réglementation: légalisation des signatures, attestation d'accueil, préparation du jury d'assises, délivrance de licence 4 et autorisations de buvettes, recensement militaire, ventes au déballage, attestations diverses..



3\. Participer au bon fonctionnement du service



* Remonter les informations au responsable : file d'attente, dossiers problématiques

* Travailler en collaboration avec les collègues

* Contribuer à l'amélioration continue du fonctionnement du service

* Garantir l'image d'un service public de qualité

* Gérer les commandes de fournitures





4\. Assimiler les évolutions législatives et réglementaires relatives aux élections et à la réglementation



Conditions de travail :



Cycle de travail actuel : 39 h en semaine (+RTT) et un samedi matin sur deux (voire plus en période de congés), les samedis et dimanches en période électorale



Profil



Connaissance :

* Connaissance des procédures relatives aux prestations liées aux affaires générales

* Connaissances élémentaires de la réglementation et de la législation

* Connaissance des techniques d'accueil physique et téléphonique

* Connaissance des compétences administratives des différentes administrations





Savoir-faire :

* Instruction et suivi des dossiers liés aux affaires générales

* Délivrer les prestations affaires générales et en assurer le suivi

* Cerner et reformuler au besoin la demande de l'usager

* Assimiler les évolutions législatives et réglementaires

* Adapter son expression et son discours à son interlocuteur

* Orienter vers les services ou administrations compétents

* Savoir reformuler, rédiger, délivrer une information fiable

* Maîtriser les outils informatiques

* Rendre compte

* Classer à la bonne place



Savoir-être :

* Courtoisie et amabilité

* Avoir un esprit d'équipe

* Être à l'écoute

* Rigoureux et organisé

* Réactif et force de proposition