informations générales
Neuville-sur-Saône
Au sein de la résidence d'autonomie de personnes âgées Bertrand Vergnais à Neuville sur Saône, nous recherchons un(e) agent (e) administratif(ve) à temps plein pour un contrat de 3 mois à compter de début octobre 2024.
Position hiérarchique :
- Sous l'autorité de : Directrice de la résidence autonomie Bertrand Vergnais
Relations de travail :
- Equipe de la résidence autonomie Bertrand Vergnais (infirmière, animatrice, adjoint technique.)
- Personnel du CCAS
- Directeur du CCAS
- Elus
Missions ou activités
Activités de la mission 1 - Accueil
- Accueil des résidents et des personnes extérieurs le matin de 8h à 12 h
- Accueil téléphonique
- Réception des seniors et de leur famille (ou accompagnant) pour promouvoir la résidence, la faire visiter et prendre les inscriptions en vue de la location d'un logement
- Accueil des résidents et de leurs familles pour la signature des baux de location et visite des locaux
Activités de la mission 2 - Secrétariat/Gestion administrative
- Gestion administrative des dossiers entrées et sorties des résidents (constitution des dossiers, état des lieux mise à jour des fichiers.....)
- Gestion du suivi des APL, attestations de logement...
- Gestion administrative de la résidence (courrier, création de tableau de suivi, ...)
- Secrétariat de la directrice de la résidence
- Gestion de la régie mixte (encaissement des loyers, repas, animations.)
- Facturation (redevance et loyers)
- Tâches administratives diverses
Activités de la mission 3 - Portage des repas à domicile
- Constitution des dossiers des bénéficiaires et suivi
- Organisation des tournées des bénévoles et suivi du comptage des repas en lien avec la cuisine
- Création de tableau Excell pour le suivi du comptage des repas
- Réunions d'organisation du service de portage de repas
- Gestion des sorties des résidents (clôture de la facturation - lien avec les familles)
Zones d'autonomie et de responsabilité :
- Autonomie partielle dans le cadre des missions qui sont confiées à l'agent en lien avec la directrice de la résidence
Modalités d'exercice
- Temps de travail : 35 heures
- Horaires : 8h/12h30- 13h/ 16h30
- Particularités : Possibilité de travailler sur 4.5 jours
- En option : Possibilité d'assurer des permanences rémunérées et de louer un T2
Profil recherché
Compétences requises pour tenir le poste
Connaissances
- Connaissance générale des techniques de gestion administrative et de secrétariat
- Capacités rédactionnelles
- Maitrise des outils de bureautiques (Word, Excel, PowerPoint.)
Méthodes et techniques
- Utilisation des modes de communication (téléphone, messagerie, agenda électronique.)
- Analyse et gestion des demandes d'information
- Polyvalence
- Aptitude à utiliser des outils informatiques métiers (Facturation, comptabilité,)
Comportements et attitudes
- Discrétion, Disponibilité, rigueur et méthode
- Sens de l'accueil
- Bon relationnel, bonne présentation
- Capacité d'organisation et de gestion du temps
- Aptitude à travailler en équipe
Caractéristiques requises pour tenir le poste
- Statut : Fonctionnaire ou contractuel
- Formation (nature, niveau) : formation en secrétariat
- Qualification ou certification particulière : Maitrise des outils informatiques (world, Excel, power point)
- Expérience professionnelle dans le secrétariat souhaitée
Candidature à adresser avant le 4 octobre 2024 par mail à personnel@mairie-neuvillesursaone.fr
En savoir plus sur cette annonce sur le site de notre partenairePosition hiérarchique :
- Sous l'autorité de : Directrice de la résidence autonomie Bertrand Vergnais
Relations de travail :
- Equipe de la résidence autonomie Bertrand Vergnais (infirmière, animatrice, adjoint technique.)
- Personnel du CCAS
- Directeur du CCAS
- Elus
Missions ou activités
Activités de la mission 1 - Accueil
- Accueil des résidents et des personnes extérieurs le matin de 8h à 12 h
- Accueil téléphonique
- Réception des seniors et de leur famille (ou accompagnant) pour promouvoir la résidence, la faire visiter et prendre les inscriptions en vue de la location d'un logement
- Accueil des résidents et de leurs familles pour la signature des baux de location et visite des locaux
Activités de la mission 2 - Secrétariat/Gestion administrative
- Gestion administrative des dossiers entrées et sorties des résidents (constitution des dossiers, état des lieux mise à jour des fichiers.....)
- Gestion du suivi des APL, attestations de logement...
- Gestion administrative de la résidence (courrier, création de tableau de suivi, ...)
- Secrétariat de la directrice de la résidence
- Gestion de la régie mixte (encaissement des loyers, repas, animations.)
- Facturation (redevance et loyers)
- Tâches administratives diverses
Activités de la mission 3 - Portage des repas à domicile
- Constitution des dossiers des bénéficiaires et suivi
- Organisation des tournées des bénévoles et suivi du comptage des repas en lien avec la cuisine
- Création de tableau Excell pour le suivi du comptage des repas
- Réunions d'organisation du service de portage de repas
- Gestion des sorties des résidents (clôture de la facturation - lien avec les familles)
Zones d'autonomie et de responsabilité :
- Autonomie partielle dans le cadre des missions qui sont confiées à l'agent en lien avec la directrice de la résidence
Modalités d'exercice
- Temps de travail : 35 heures
- Horaires : 8h/12h30- 13h/ 16h30
- Particularités : Possibilité de travailler sur 4.5 jours
- En option : Possibilité d'assurer des permanences rémunérées et de louer un T2
Profil recherché
Compétences requises pour tenir le poste
Connaissances
- Connaissance générale des techniques de gestion administrative et de secrétariat
- Capacités rédactionnelles
- Maitrise des outils de bureautiques (Word, Excel, PowerPoint.)
Méthodes et techniques
- Utilisation des modes de communication (téléphone, messagerie, agenda électronique.)
- Analyse et gestion des demandes d'information
- Polyvalence
- Aptitude à utiliser des outils informatiques métiers (Facturation, comptabilité,)
Comportements et attitudes
- Discrétion, Disponibilité, rigueur et méthode
- Sens de l'accueil
- Bon relationnel, bonne présentation
- Capacité d'organisation et de gestion du temps
- Aptitude à travailler en équipe
Caractéristiques requises pour tenir le poste
- Statut : Fonctionnaire ou contractuel
- Formation (nature, niveau) : formation en secrétariat
- Qualification ou certification particulière : Maitrise des outils informatiques (world, Excel, power point)
- Expérience professionnelle dans le secrétariat souhaitée
Candidature à adresser avant le 4 octobre 2024 par mail à personnel@mairie-neuvillesursaone.fr
