informations générales
Bourcefranc-le-Chapus
********* La Mairie de Bourcefranc La Chapus recherche Un Agent Administratif H/F *********
Missions et activité :
- Accueil physique et téléphonique de la direction,
- Centralisation des demandes des usagers et des services communaux nécessitant l'intervention des services techniques dans le logiciel de gestion des demandes d'intervention en lien avec le responsable d'exploitation,
- travaux de bureautique : saisie et mise en forme de documents informatiques ( courriers; tableaux; comptes rendus de réunion; procès-verbaux; rapports; arrêtés)
- Suivi des baux de bâtiments communaux ( demande des logements, rédactions des baux, gestion administrative des changements des locataires)
- Gestion et programmation des clés électroniques des bâtiments communaux, gestion des stocks...
- Suivi et mise en forme des dossiers administratifs ( assurance : de la déclaration à l'indemnisation, réception de travaux, contrats de tout type : classement, rangement, référentiel, archivage)
- Suivi et reporting des décisions du conseil Municipal nécessitant une intervention des services techniques
- Gestion et suivi du prêt de matériel aux particulier.
En lien avec le service RH :
- Gestion et suivi des planning et transmission des demandes d'absences,
- Suivi des visites médicales périodiques,
- Suivi et transmission des demandes de formation et des habilitations réglementaire (A.I.P.R, caces, etc..) et établissement des autorisations,
- Etablissement du planning des astreintes
- vérification, suivi et transmission des heures supplémentaires payées et ou récupérées.
En lien avec le service finances :
- Suivi des procédures et décisions administratives (budgétaire et comptable)
- Suivi des engagements, transmission des devis et visa des factures,
- Faire le lien avec le service finances pour assurer le fonctionnement de la commission d'appel d'offres : préparation, organisation, suivi et compte- rendu pour les marchés des services techniques
- Suivi administratif et budgétaire des projets, travaux et du service technique,
- Suivi des dossiers d'assurance ( parc d'éclairage public, véhicules, bâtiments)
En lien avec le service de la Police Municipale :
- Gestion et suivi des permissions et des arrêtés de voirie (travaux, manifestations, déménagements)
- Suivi des dossiers de commissions de sécurité et des dossiers E.R.P
Autres missions :
- Marchés publics et achats
- Gestion des marchés publics et suivi des contrats (mise en place de tableaux de bord afin de déclencher les alertes sur la nécessité de renouveler les contrats et de relancer les appels d'offres associés)
- Demande de devis et suivi administratif des prestations,
- Préparation et gestion des bons de commandes validés par la direction, en lien avec le service finances,
- relance des fournisseurs et des entreprises ( téléphonique et courrier et pénalités)
Profil recherché :
- Bonne connaissances du fonctionnement, du contexte et des enjeux des collectivités
- compétences en matière d'assistance et de gestion administrative
- Aptitudes rédactionnelles avérées
- maitrise des logiciels World et Excel
- Maitrise des outils de communication
- Connaissances en matière de procédures de marchés publics appréciées
Vous travaillerez du lundi au vendredi.
En savoir plus sur cette annonce sur le site de notre partenaireMissions et activité :
- Accueil physique et téléphonique de la direction,
- Centralisation des demandes des usagers et des services communaux nécessitant l'intervention des services techniques dans le logiciel de gestion des demandes d'intervention en lien avec le responsable d'exploitation,
- travaux de bureautique : saisie et mise en forme de documents informatiques ( courriers; tableaux; comptes rendus de réunion; procès-verbaux; rapports; arrêtés)
- Suivi des baux de bâtiments communaux ( demande des logements, rédactions des baux, gestion administrative des changements des locataires)
- Gestion et programmation des clés électroniques des bâtiments communaux, gestion des stocks...
- Suivi et mise en forme des dossiers administratifs ( assurance : de la déclaration à l'indemnisation, réception de travaux, contrats de tout type : classement, rangement, référentiel, archivage)
- Suivi et reporting des décisions du conseil Municipal nécessitant une intervention des services techniques
- Gestion et suivi du prêt de matériel aux particulier.
En lien avec le service RH :
- Gestion et suivi des planning et transmission des demandes d'absences,
- Suivi des visites médicales périodiques,
- Suivi et transmission des demandes de formation et des habilitations réglementaire (A.I.P.R, caces, etc..) et établissement des autorisations,
- Etablissement du planning des astreintes
- vérification, suivi et transmission des heures supplémentaires payées et ou récupérées.
En lien avec le service finances :
- Suivi des procédures et décisions administratives (budgétaire et comptable)
- Suivi des engagements, transmission des devis et visa des factures,
- Faire le lien avec le service finances pour assurer le fonctionnement de la commission d'appel d'offres : préparation, organisation, suivi et compte- rendu pour les marchés des services techniques
- Suivi administratif et budgétaire des projets, travaux et du service technique,
- Suivi des dossiers d'assurance ( parc d'éclairage public, véhicules, bâtiments)
En lien avec le service de la Police Municipale :
- Gestion et suivi des permissions et des arrêtés de voirie (travaux, manifestations, déménagements)
- Suivi des dossiers de commissions de sécurité et des dossiers E.R.P
Autres missions :
- Marchés publics et achats
- Gestion des marchés publics et suivi des contrats (mise en place de tableaux de bord afin de déclencher les alertes sur la nécessité de renouveler les contrats et de relancer les appels d'offres associés)
- Demande de devis et suivi administratif des prestations,
- Préparation et gestion des bons de commandes validés par la direction, en lien avec le service finances,
- relance des fournisseurs et des entreprises ( téléphonique et courrier et pénalités)
Profil recherché :
- Bonne connaissances du fonctionnement, du contexte et des enjeux des collectivités
- compétences en matière d'assistance et de gestion administrative
- Aptitudes rédactionnelles avérées
- maitrise des logiciels World et Excel
- Maitrise des outils de communication
- Connaissances en matière de procédures de marchés publics appréciées
Vous travaillerez du lundi au vendredi.
