Agent administratif / Agente administrative

Sous l'autorité de la responsable du service relations à l'Usager, vous assurez des missions d'accueil général de l'hôtel de ville, la délivrance et l'instruction de documents administratifs et la préparation de l'état civil. A ce titre vous êtes le garant de la qualité de l'accueil de la mairie et responsable du lieu d'exercice des fonctions.

MISSIONS

Accueil général de l'hôtel de ville :

- Accueil physique et téléphonique des usagers (réception, identification, filtrage et analyse),
- Renseignement et/ou orientation des usagers vers les services ou organismes compétents
- Gestion de la remise des clés aux utilisateurs des salles municipales
- Rechercher et diffuser les informations auprès du public ou d'une catégorie d'usagers.

Etat civil et citoyenneté :

- Délivrance des copies d'acte d'état civil
- Délivrance des livrets de famille
- Réalisation des recensements citoyens
- Accueil des usagers et constitution des dossiers d'attestations d'accueil, .
- Renseigner les partenaires institutionnels et professionnels du droit (CAF, préfecture, huissiers, notaires, avocats)
- Traitement de la boîte mail état civil
- Préparation des actes de reconnaissance, naissance et décès à partir d'un logiciel métier
- Préparation des mentions et de la mise à jour des livrets de famille,
- Accueil, conseil, renseignement des conjoints sur les démarches administratives et l'organisation de la célébration d'un mariage, d'un PACS ou baptême républicain.
- Gestion du cimetière communal : achat et renouvellement de concession, gestion et suivi des concessions via le logiciel métier.

Elections :

- Aide à l'organisation des élections (de la préparation du scrutin à la promulgation des résultats) et participation active aux journées de scrutins,
- Tenue et mise à jour des listes électorales via le Répertoire Electoral Unique (inscriptions, radiations d'office, traitement des procurations)

Secrétariat et traitement du courrier de la collectivité :

- Enregistrement du courrier arrivé
- Préparation du courrier départ
- Rédaction et gestion de courriers, convocations, notes.

Régie :

- Mandataire de la régie relation à l'usager reçus directement à l'accueil
- Enregistrement des chèques reçus directement à l'accueil

Association du personnel :

- Secrétariat administratif de l'association du personnel de la ville d'Aucamville à hauteur d'un jour par semaine.

PROFIL SOUHAITE

Savoirs faire :

- BAC +2 en gestion administrative
- Connaissance de l'environnement des collectivités territoriales
- Connaissances en état civil
- Maitrise des outils informatiques (Word, Outlook). La connaissance du logiciel d'Etat-civil (Berger Levrault) et du logiciel e gestion du cimetière (GESCIME) seraient un plus.
- Expérience similaire souhaitée


Savoirs être :

- Rigueur, discrétion, polyvalence, adaptabilité
- Capacités rédactionnelles et orthographiques.
- Autonome et responsable
- Capacité d'adaptation et prise d'initiative
- Aptitude au travail en équipe
- Aisance relationnelle
- Sens du service public

Contraintes du poste :

- Horaires : 8h30-12h30 et 13h45-17h30 du lundi au vendredi + les jours d'élections
- Rythme soutenu

RENSEIGNEMENTS LIÉS AU POSTE

- Cadre(s) d'emplois envisagé(s) : Adjoint administratif
- Durée hebdomadaire : 35h + 3h15 (25 CA + 19 RTT)
- Durée du contrat : CDD de 6 mois renouvelable
- Rémunération : 1801.74 € brut + 207 € de prime mensuelle
- Avantages : tickets restaurants, participation mutuelle et prévoyance, association du personnel


CANDIDATURES

Adresser une lettre de motivation ainsi qu'un CV actualisé à :

Monsieur le Maire d'AUCAMVILLE
Service Ressources Humaines
CS 80213
31142 SAINT ALBAN CEDEX

Ou par mail : recrutement@ville-aucamville.fr

Poste à pouvoir à compter de mi-septembre 2024

Date limite des candidatures le 26 août 2024