Adjoint administratif / Adjointe administrative (guichet)

Métier : Gestionnaire comptable et achat
Code : 45S20 (agent de gestion administrative)
Service : Services économiques
Poste : jour
Pourcentage de temps de travail : 100%
Fiche de poste évolutive en fonction des besoins du service

Définition du poste:
L'adjoint administratif gère pour son secteur l'ensemble des commandes de la réception du besoin jusqu'à la liquidation : Saisie des commandes, réception informatique pour certains achats, liquidation des factures, gestion des litiges (problèmes liés à la commande, la réception, la facturation) avec les fournisseurs et les services utilisateurs. Il assure également un accueil téléphonique, du classement et de l'archivage, ainsi que la clôture de l'exercice comptable.

Missions principales:
Secrétariat :
Accueil des personnes
Réception et traitement des appels téléphoniques et des messages électroniques
Traitement des courriers, dossiers, documents dans son domaine (enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage)
Gestion des stocks de produits, de matériels dans son domaine (fournitures de bureau)
Prise de notes, frappe, mise en forme et diffusion de documents (notes d'informations et de service pour les services de la Direction des Services Economiques, des Travaux et de la Logistique, compte-rendu de réunions)
Prise de rendez-vous/gestion de l'agenda du Directeur des Services Economiques, des Travaux et de la Logistique

Gestionnaire comptable et achats :
Orientation et traitement des demandes des services (bons intranet, recensement des besoins, demandes de devis, recherche de fournisseurs)
Elaboration de bons de commande
Saisie des engagements annuels
Réception (informatique) des fournitures et prestations
Contrôle et liquidation des factures
Règlement des litiges, relances fournisseurs
Création et suivi des fiches d'immobilisations (entrées, transferts d'UF (Unités Fonctionnelles), sorties)
Mise en place de tableaux de suivi des dépenses
Gestion des pièces marché dans le logiciel de Gestion Economique et Financière et rédaction et suivi des conventions

Missions complémentaires :
Gestion du parc biomédical (achats, location, maintenance)
Gestion du mobilier (suivi du stock, cessions/dons/mise au rebut)
Gestion des sinistres en lien avec les assurances

Relations fonctionnelles
Direction des Services Economiques, des Travaux et de la Logistique
Ensemble de directions de l'établissement
Professionnels des services de soins
Fournisseurs et transporteurs

Evaluer la pertinence et la véracité des données et/ou informations
Identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations relevant de son domaine d'activité
Suivre, analyser et optimiser les processus dans son domaine de compétence
Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures
Rédiger des informations relatives à son domaine d'intervention pour assurer un suivi et une traçabilité
Travailler en équipe/en réseau
Utiliser les outils bureautiques et les logiciels métiers comptables (commande, réception, liquidation)
Définir/adapter et utiliser un plan de classement et d'archivage, un système de gestion documentaire
Adapter et optimiser le planning de rendez-vous, de visites du Directeur du service
Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel
Rédiger et mettre en forme des notes et des documents relatifs à son domaine de compétence
Sens de l'organisation et de l'initiative
Rigueur
Goût du contact (tant avec les services utilisateurs que les fournisseurs)
Qualifications
Connaissance des logiciels de bureautique et de messagerie : Word, Excel

Formations Obligatoires
Sécurité incendie

Etudes préparant au métier et diplôme(s)
Diplôme ou formation spécialisée dans le domaine comptable (CAP BEP ou bac professionnel)

Correspondances statutaires éventuelles
Adjoint administratif CAT C

Risques professionnels
Exposition prolongée à un écran