Adjoint administratif / Adjointe administrative (guichet)

ADJOINT ADMINISTRATIF service Pharmacie

DIPLOMES REQUIS : Niveau BTS comptabilité ou gestion administrative
Vaccinations obligatoires à jour + obligation vaccinale

Toute candidature doit être accompagnée d'une lettre de motivation et d'un curriculum vitae + vous munir le jour de votre entretien d'une copie de vos diplômes

DEFINITION DU POSTE
Recueillir et traiter les informations nécessaires au fonctionnement administratif du service.
Suivre et gérer les processus administratifs.
Classer, pointer, vérifier les documents nécessaires à la saisie des informations.
Saisir et mettre en forme des informations administratives diverses, enregistrer des données alphanumériques, numériques ou comptables, dans le cadre des consignes et procédures définies, le plus souvent à l'aide d'outils informatiques (ordinateur, traitement de texte, tableur, base de données).
Respecter les chartes institutionnelles (conception de soins, charte de bientraitance, charte du travail en équipes pluridisciplinaires et charte de management).
Ce profil de poste est susceptible d'évoluer avec la gestion des factures (liquidations / litiges / relances).

LIENS HIERARCHIQUES :
- Le chef de service
- Le cadre du service (santé et logistique)
- Le cadre supérieur du service
- Le directeur des ressources humaines

ACTIVITES PRINCIPALES
- Gestion des plannings des pharmaciens et internes.
- Suivi budgétaire.
- Suivi des consommations des produits de santé.
- Requêtes de consommations de tout type de produits de santé. - Traitement de tout type d'enquêtes d'activité pharmaceutique.
- Saisie des titres de recette (rétrocession).
- Facturation aux établissements de santé et aux officines.
- Suivi des indicateurs.
- Clôture annuelle de l'exercice : préparation et validation de l'inventaire.
- Participation à l'exécution des marchés (gestion des marchés / Avenants / Mise à jour des prix).
- Demande de prix auprès des fournisseurs.
- Réception et enregistrement des réponses pour les marchés « locaux ».

AUTRES MISSIONS
- Mise à jour administrative du fichier produit
- Accueil physique et téléphonique (prise de RDV).
- Traitement d'informations multiples et variées par messagerie et/ou téléphone.
- Compte rendu de réunion de service.
- Saisie des données pour tout type d'indicateurs.
- Gestion de l'affichage du magasin (étiquetage, mise à jour).
- Affiche de communication aux services et au niveau des emplacements des produits substitués en stock.
- Classement et archivage.
- Commande de fournitures de bureau et cartouches d'encre chez le fournisseur. - Commande interne des produits hôteliers.

COMPETENCES REQUISES
Description Niveau de connaissances
Communication - relations interpersonnelles Connaissances opérationnelles
Gestion de projet - qualité rédactionnelles Connaissances opérationnelles
Outils bureautiques et exploitation Excel Connaissances approfondies
Comptabilité publique Connaissances opérationnelles
Techniques quantitatives et statistiques Connaissances approfondies

DIPLÔMES OU EXPERIENCES PROFESSIONNELLES - Niveau BTS : Comptabilité ou gestion administrative.
- Connaissances du Code des Marchés Publics (formation envisagée).
- Formation aux logiciels spécifiques utilisés à la pharmacie (Copilote, Magh2, Epicure et Cerbère, Clinicom), formation envisagée.
- Maitrise des principaux logiciels de bureautique (Word, Excel, Power Point) et de la messagerie Outlook.
- Maitrise des outils de requêtes (BI pour Magh2 et statistiques pour Copilote) : formation envisagée

RELATIONS PROFESSIONNELLES FREOUENTES
- Pharmacien responsable
- Pharmaciens (tous secteurs)
- Cadre de santé et Cadre logistique
- Préparateurs en pharmacie, agent de liquidation et coursiers
- Fournisseurs
- Cellule des marchés
- Direction des Affaires financières
- Direction des Ressources Humaines
- Direction générale