Adjoint / Adjointe à la DAF

Au sein d'une structure de petite taille (8 agents) l'assistant(e) administratif (ive) et financier (ière) polyvalent(e) aura pour mission d'assurer, en binôme, la gestion administrative, la gestion financière et la gestion des marchés publics du Syndicat. Le poste proposé participera au fonctionnement administratif global de la collectivité, les missions qui seront confiées à l'agent dépendront de ces compétences dans un ou plusieurs des domaines détaillés dans les missions décrites ci-dessous. Les missions administratives associées au fonctionnement du SISARC couvrent les domaines variés, décrits ci-dessous. L'agent qui sera recruté devra pouvoir s'investir dans plusieurs de ces domaines. En fonction de vos compétences et de votre expérience, le contenu du poste sera ainsi ajusté.
Nous cherchons avant tout une personne capable de s'adapter et de contribuer efficacement aux projets portés par le SISARC. La polyvalence souhaitée offre - dans un environnement stimulant - la possibilité de développer vos compétences dans des domaines qui ne sont initialement pas maitrisés.

En lien avec la responsable administrative & financière et en collaboration avec les services, les missions proposées sont les suivantes :

Assistance administrative
- Accueil téléphonique et physique (dans une moindre mesure)
- Travaux de secrétariat : réception du courrier, diffusion dans les services, gestion de la boite mail générique
- Aide à la préparation matérielle des réunions du Syndicat (réservation des salles, envoie des convocations etc.)
- Participer à la mise en forme des comptes-rendus et des délibérations ainsi qu'à leur publication réglementaire
- Réceptionner, enregistrer, vérifier, classer, archiver de la documentation
- Gérer les commandes de fournitures

Exécution budgétaire
- Réceptionner les factures Chorus, procéder au contrôle et enregistrement dans le logiciel de gestion financière
- Contrôler les factures validées dans le parapheur électronique et procéder aux liquidations et mandatements
- Emission de titres de recettes, vérification et enregistrement des recettes
- Classer et archiver les pièces et documents comptables et financiers
- Assurer le traitement comptable des recettes
- Participer aux échanges avec la Trésorerie

Préparation budgétaire
- Participer à l'élaboration du budget
- Aide à la saisie du budget

Exécution des marchés publics
Instruction et suivi de l'exécution financière des marchés publics en lien avec l'équipe
- Participer à l'élaboration des marchés produits par l'équipe technique : apporter un éclairage sur l'adéquation entre les pièces techniques et les pièces administratives
- Publication des dossiers de consultation, suivi de la procédure de consultation (recueil des questions des candidats, vérification administrative des candidatures, demande de précision, planification des CAO etc.)
- Notifier et participer au suivi des marchés
- Envoyer les OS et des bons de commande liés aux marchés sur le logiciel dédié
- Engager les dépenses propres aux marchés
- Elaborer les décomptes pour mandatement
- Suivre les mains levées de garantie et garanties à 1ère demande
- Transmettre les avenants (et fonction de vos compétences participer à leur élaboration)
- Suivre les attestations et différentes pièces administratives concernant les titulaires des marchés

Gestion de la paie
- Préparer et mettre en œuvre le calcul et l'exécution de la paie par la saisie des éléments variables mensuels (tickets restaurants, congés, RTT etc.),
- Contrôler l'exécution de la paie,
- Contrôler et établir les mandats de paiement et les titres de recettes,
- Réaliser des simulations de salaire,
- Suivre les dossiers CNRACL sur la plateforme internet (mise à jour de l'état civil et de l'adresse des agents),
- Assurer la gestion des dossiers de rétablissement à l'IRCANTEC,
- Assurer la gestion des déclarations concernant les cot