Assistant / Assistante de direction
Emploi Administrations - Institutions
Chaumont, 52, Haute-Marne, Grand Est
Dans le cadre d'un remplacement de congé maternité, au sein du Cabinet du Maire de la Ville de Chaumont, vous serez chargé(e) d'assurer des missions de secrétariat général du Cabinet du Maire de la Ville de Chaumont.
Vos missions principales seront :
Assistance, Accueil et Secrétariat :
- assurer la gestion informatisée des agendas des élus en fonction des priorités et des urgences,
- organiser les déplacements des élus,
- organiser et assurer le suivi des rendez-vous,
- organiser et coordonner les réunions de travail,
- assurer l'accueil physique en renseignant les interlocuteurs et en relayant si nécessaire vers l'interlocuteur compétent et, l'accueil téléphonique du Cabinet (réception, filtres et transmission des appels),
- appréhender le degré d'urgence des informations à transmettre,
- gérer le courrier du Cabinet (arrivée et départ) et assurer le planning d'invitation pour les élus,
- réceptionner les parapheurs à destination des élus avant visa du Directeur de Cabinet,
- réaliser et mettre en forme des documents divers (courriers, comptes rendus, tableaux de bords, diaporamas, ),
- réaliser le classement et l'archivage,
- travailler en collaboration avec l'assistance[...]
