informations générales
Gap
secrétaire service eau H/F - EC20667 Intitulé du poste : Secrétaire du Service Eau - Direction du Développement et de l'Aménagement Territorial
Missions :
Volet administratif et comptable :
- Assurer la gestion administrative et le contrôle de tous types de documents du service conformément à la rigueur requise par l'institution
- Prise de notes et rédaction de compte rendu et de courriers
- Gérer le classement et l'archivage des documents administratifs et de la documentation
- Organiser les réunions, Comités de pilotages, réservation de salle, courrier de convocation, envoi/copie/classement, feuille d'émargement
- Suivi des demandes d'IT05 avec l'outil Adhoc, interface avec le chef de service, référent énergie pour IT05
- Utilisation et référente sur les logiciels métiers et interface entre les techniciens du service et les autres services
- Gestion administrative et des procédures de bons de commandes et des paiements correspondants - attribution des - services faits - au technicien concerné sur Grand Angle
- Gestion de tableau de suivi, états des consommations de crédits, adéquations avec les budgets
- Suivi administratif des opérations en maitrise d'ouvrage départementale du service
- Accueil téléphonique
- Gestion de la messagerie - Boîte Institutionnelle - et des demandes issues de la Saisine par voie Électronique (SVE)
Volet Subvention :
- Gérer administrativement les dossiers de demandes de subventions. Vérification des pièces nécessaires à l'éligibilité en application du Règlement Budgétaire Comptable et Financier. Relance des Bénéficiaires. Gérer les documents issus des délibérations. Gérer les tableaux de bord correspondant (planning réalisation, Financement obtenu). Classement des dossiers.
- Rédaction des rapports et des tableaux annexes en Commission Permanente ou Assemblée + tableaux d'arbitrage + inscription des dossiers en séance
- Renseigner les demandeurs d'aides et en interne, indiquer le niveau d'avancement des dossiers (programmation, paiements-), faire le lien avec les autres services pour les dossiers transversaux, rédaction de courriers ou courriels
- Gérer les documents issus des délibérations
- Gérer les paiements des subventions et les tableaux de suivis
- Vérification des pièces comptables reçues
- Relance des communes pour favoriser la consommation des crédits et rappel des dates de caducité
Missions transversales :
- Exécution de mission en appui des services d ... dre de projets ou d'opérations spécifiques nécessitant un besoin de renfort temporaire y compris du secrétariat
- Binôme entre les services EAU et Grands Sites, Energie et Biodiversité
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Volet administratif et comptable :
- Assurer la gestion administrative et le contrôle de tous types de documents du service conformément à la rigueur requise par l'institution
- Prise de notes et rédaction de compte rendu et de courriers
- Gérer le classement et l'archivage des documents administratifs et de la documentation
- Organiser les réunions, Comités de pilotages, réservation de salle, courrier de convocation, envoi/copie/classement, feuille d'émargement
- Suivi des demandes d'IT05 avec l'outil Adhoc, interface avec le chef de service, référent énergie pour IT05
- Utilisation et référente sur les logiciels métiers et interface entre les techniciens du service et les autres services
- Gestion administrative et des procédures de bons de commandes et des paiements correspondants - attribution des - services faits - au technicien concerné sur Grand Angle
- Gestion de tableau de suivi, états des consommations de crédits, adéquations avec les budgets
- Suivi administratif des opérations en maitrise d'ouvrage départementale du service
- Accueil téléphonique
- Gestion de la messagerie - Boîte Institutionnelle - et des demandes issues de la Saisine par voie Électronique (SVE)
Volet Subvention :
- Gérer administrativement les dossiers de demandes de subventions. Vérification des pièces nécessaires à l'éligibilité en application du Règlement Budgétaire Comptable et Financier. Relance des Bénéficiaires. Gérer les documents issus des délibérations. Gérer les tableaux de bord correspondant (planning réalisation, Financement obtenu). Classement des dossiers.
- Rédaction des rapports et des tableaux annexes en Commission Permanente ou Assemblée + tableaux d'arbitrage + inscription des dossiers en séance
- Renseigner les demandeurs d'aides et en interne, indiquer le niveau d'avancement des dossiers (programmation, paiements-), faire le lien avec les autres services pour les dossiers transversaux, rédaction de courriers ou courriels
- Gérer les documents issus des délibérations
- Gérer les paiements des subventions et les tableaux de suivis
- Vérification des pièces comptables reçues
- Relance des communes pour favoriser la consommation des crédits et rappel des dates de caducité
Missions transversales :
- Exécution de mission en appui des services d ... dre de projets ou d'opérations spécifiques nécessitant un besoin de renfort temporaire y compris du secrétariat
- Binôme entre les services EAU et Grands Sites, Energie et Biodiversité
