Technicien / Technicienne de gestion administrative

Profil complet sur le site de l'UCA : 2024122B
Le/la Responsable de Scolarité des Formations Paramédicales exerce ses fonctions au sein du Service de la Formation des UFRs de Médecine et Pharmacie. Il/Elle assure l'encadrement de 5 agents qui composent le service en réalisant des actes administratifs dans le respect des techniques, des règles et des procédures dans un des domaines fonctionnels de l'établissement, la scolarité.
Il/elle est placé(e) sous l'autorité hiérarchique de la Responsable du Pôle des Scolarités Transversales.
ACTIVITES ESSENTIELLES :
- Encadrement d'équipe
- Organiser, planifier et contrôler l'activité de son service,
- Assurer l'accompagnement des agents du service dans la réalisation de leurs missions,
- Animer une équipe.

- Participer et représenter sa hiérarchie aux réunions, commissions et divers comités en lien avec les formations.

- Gérer les admissions pour les formations du DTR (ergothérapie, orthoptie, orthophonie, audioprothèse, DE IPA)
- Planifier les dates de délibération, constitution des jurys, convocation des membres du jury, participation aux délibérations,
- Gérer les recours ParcourSup en lien avec la Direction de la Formation
- Participer à l'organisation des oraux de sélection Parcoursup le cas échéant,
- Aider au paramétrage de la plateforme
- Suivre les confirmations de vœux et des inscriptions

- Sessions d'examens
- Convoquer des jurys et participation aux délibérations
- Organiser les séminaires de correction pour le DEUST Préparateur/Technicien en Pharmacie en lien avec les quatre CFA
- Assurer les appels et distributions des brouillons si besoin
-
- Universitarisation des formations IFSI-IFMEM-EIA-IFMK-PSYCHOMOTRICIEN-IBODE
- Gérer les inscriptions et réinscriptions - édition des cartes d'étudiants - Paramétrage de la plateforme UCA-Préinscription
- Réceptionner les résultats et édition du grade de licence et master

- Ergothérapie
- Renseigner le tableau ODESSA+ pour la DRDJSCS en lien avec le directeur pédagogique puis faire import dans ODESSA afin de permettre l'édition des diplômes par l'ARS
- Enquêtes d'insertion
- Renseigner les tableaux en ligne pour le devenir des diplômés des formations paramédicales demandées par le Ministère de la Santé et de la Région Auvergne Rhône-Alpes.
- Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes (enseignants) et usagers (étudiants)
- Sélectionner et diffuser de l'information en interne et en externe
- Classer et archiver les dossiers
- Participer aux activités générales du Service et des UFRs.

COMPETENCES REQUISES :
Connaissances :
- Modes de fonctionnement des administrations publiques
- Politiques, dispositifs et procédures propres au champ d'intervention
- Droit des examens et concours
- Environnement et réseaux professionnels
- Techniques d'élaboration de documents
- Techniques de communication
- Langue anglaise : A1 à A2 (cadre européen commun de référence pour les langues)

Compétences opérationnelles :
- Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
- Savoir rendre compte
- Communiquer et faire preuve de pédagogie
- Mettre en œuvre des procédures et des règles
- Travailler en équipe
- Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité
- Mettre en œuvre une démarche qualité
-
Compétences comportementales :
- Sens de l'organisation
- Rigueur / Fiabilité
- Sens relationnel
- Confidentialité

SPECIFICITES / CONTRAINTES DU POSTE :
- Rémunération : Base INM 373 soit 1836.20€ brut mensuel pour un temps plein
- Contrat de travail : 37h30 hebdomadaire
- Congés : 49 jours annuels pour un temps plein (base 37h30)
- Contraintes horaires en fonction du calendrier de gestion
- Déplacements occasionnels dans les centres d'examens (Grande Halle) et sur le site de formation de Cébazat pour Ergothérapie
- Participation aux frais de transports en commun