Technicien / Technicienne de gestion administrative

Notre institut de formation de Grenoble propose les formations en soins infirmiers, aides-soignants et auxiliaires de puériculture.

C'est au sein de notre site de Grenoble que nous recrutons un technicien administratif (H/F)

Expérience exigée. Connaissance pack office et Google Drive indispensable.

ASSURER L'ACCUEIL PHYSIQUE ET TÉLÉPHONIQUE

* Gérer le standard
* Réceptionner les appels, prendre les messages
* Orienter le public
* Primo renseignements

ASSURER LA RÉCEPTION, LE TRAITEMENT ET LA DIFFUSION DE L'INFORMATION

* Traiter le courrier départ, arrivée
* Transmettre à la direction
* Affranchir le courrier
* Diffuser l'information en général
* Mettre à jour les écrans d'accueil

ASSURER LA GESTION ADMINISTRATIVE DE LA SCOLARITE

* Réaliser la reprographie
* Saisir les plannings des apprenants
* Mettre à jour les plannings des salles sur le Drive et suivi des demandes de réservation
* Suivre les bordereaux d'absence
* Saisir les absences et mise à jour logiciels métier (BL scolarité) et financeur (Kairos)
* Gérer les accidents du travail des apprenants
* Pointer les dossiers de sélections AS / AP / SI avant diffusion au secrétariat de section
* Suivre les dossiers de sélection incomplets
* Pointer et suivre les documents de rentrée des futurs apprenants en amont des pré-rentrées
* Participer au classement et à l'archivage des documents pédagogiques

PARTICIPER A LA VIE DU SITE

* Participer à la gestion administrative des activités, en fonction des besoins et des échéances
* Suivre les demandes de réservation des véhicules de service
* Gérer les fournitures administratives
* Réceptionner les commandes et livraisons
* Gérer les écrans d'accueil
* Gérer les demandes SAV : copieurs, machines boissons
* Gérer le SSI
* Participer aux évènements : journée porte ouverte, salons, ..
* Participer aux réunions institutionnelles

SAVOIRS

* Connaitre les valeurs de la Croix-Rouge française et les orientations stratégiques de la Croix-Rouge française,
* Connaitre l'organisation, le fonctionnement et les circuits de décision de la structure
* Connaitre l'offre et la règlementation de la formation
* Connaitre les techniques de gestion administrative et de secrétariat

SAVOIRS FAIRE TECHNIQUES

* Identifier et traiter la demande et son degré d'urgence
* Savoir hiérarchiser ses tâches et organiser son activité en tenant compte des contraintes et des différentes échéances.
* Maîtriser les procédures définies et validées.
* Maîtriser l'environnement bureautique et informatique et les outils appliqués à la gestion et à la communication
* Savoir tenir à jour des archives, trier et classer les documents en cours de traitement.
* Rendre compte de ses activités
* Transmettre les informations utiles
* Communiquer en s'adaptant à différents types d'interlocuteurs internes ou externes
* Mettre en œuvre les techniques d'accueil et de reformulation

SAVOIRS FAIRE RELATIONNELS

* Savoir s'adapter
* Savoir collaborer
* Savoir anticiper
* Savoir communiquer
* Savoir rendre compte à sa hiérarchie
* Faire preuve de Rigueur, Méthode
* Faire preuve d'initiative
* Gérer son Autonomie
* Faire preuve de Prise de recul et de distanciation
* Faire preuve d'équité, de loyauté
* Faire preuve de Réactivité
* Être force proposition